oversight

Engagement Memo-Audit of Mechanical Department's Preventative Maintenance Operations

Published by the Amtrak Office of the Inspector General on 2018-11-28.

Below is a raw (and likely hideous) rendition of the original report. (PDF)

                
                                                                                
                                                                                
Memorandum
 
    To:            William N. Feidt  
                   Executive Vice President/Chief Financial Officer
                    
    From:
                   Stephen Lord                                             
                   Assistant Inspector General, Audits 

    Date:          November 28, 2018 

    Subject:       Engagement Memo—Audit of Mechanical Department’s Preventative 
                   Maintenance Operations (Project code 004‐2019)  

 
We are initiating an audit of Amtrak’s preventative maintenance operations, which is a 
continuation of our audit work assessing the Mechanical department’s operating 
efficiency. Our objective is to identify opportunities, if any, to improve the efficiency 
and reduce the cost of the company’s preventative maintenance operations. We may 
expand our scope or modify our objective during the audit. 

During the audit, we plan to interview company officials in the Mechanical and Finance 
departments. We also plan to analyze documents and data related to work performed at 
each preventative maintenance facility, including work order, financial and headcount 
information. We will make our request for documents and data as our work progresses. 
We also plan to conduct site visits at preventative maintenance facilities. We will work 
to minimize the impact of the audit by coordinating interviews and site visits with staff 
in advance. 

Our work will be performed in accordance with generally accepted government 
auditing standards. Our interactions with the company will be consistent with P/I2.1.3, 
which sets forth the relationship between our office and the company. In particular, 
section 7.0 of the policy discusses coordination between company officials and our 
office of audits. To view this policy, see 
http://wiki.corp.nrpc/display/APIM20/2.0+Inspector+General   



                         10 G Street, NE, 3W-300, Washington D.C., 20002
                           202.906.4600 / Fraud Hotline 800.468.5469
                                        www.amtrakoig.gov 
We request that your office arrange an entrance conference for us with the appropriate 
company officials at the earliest possible date. We will keep you advised of the status of 
our work and any material changes in our objective, should they occur. 

Melissa Hermes will be the audit manager for this engagement and reports to J.J. 
Marzullo, Senior Director – Audits. If you have any questions, please contact me at (202) 
906‐4600 (stephen.lord@amtrakoig.gov), Eileen Larence, Deputy Assistant Inspector 
General – Audits at (202) 906‐4152 (eileen.larence@amtrakoig.gov), or J.J. Marzullo at 
(202) 906‐4545 (john.marzullo@amtrakoig.gov).  

 

cc:  Eleanor Acheson, Executive Vice President/General Counsel & Corporate Secretary 
     Stephen Gardner, Executive Vice President/Chief Commercial Officer 
     Tim Griffin, Executive Vice President/Chief Marketing Officer 
     Ken Hylander, Executive Vice President/Chief Safety Officer 
     Scot Naparstek, Executive Vice President/Chief Operating Officer 
     DJ Stadtler, Executive Vice President/Chief Administration Officer 
     Christian Zacariassen, Executive Vice President/Chief Information Officer 
     Charlie King, Vice President/Chief Mechanical Officer 
     Mark Richards, Sr. Director, Risk Management and Controls 
     Mark Benedict, Director, Risk Management and Controls 
 
 

                                                                                               




                                                                                         2