oversight

Information Technology Infrastructure Project Management

Published by the Farm Credit Administration, Office of Inspector General on 2008-06-18.

Below is a raw (and likely hideous) rendition of the original report. (PDF)

OFFICE OF
INSPECTOR GENERAL     Report of Audit
                           Information Technology
                                      Infrastructure
                              Project Management

                                           A-07-02



                           Tammy Rapp
                         Auditor-in-Charge




                    FARM CREDIT ADMINISTRATION
Memorandum	                                                       Office of Inspector General
                                                                  1501 Farm Credit Drive
                                                                  McLean, Virginia 22102-5090




June 18, 2008


The Honorable Leland A. Strom
Chairman of the Board
Farm Credit Administration
1501 Farm Credit Drive
McLean, Virginia 22102-5090

Dear Chairman Strom:

The Office of the Inspector General completed an audit of the Information Technology
Infrastructure Project Management. The objective of this audit addressed the project management
practices used by the FCA to minimize risks associated with making significant changes to the
information technology infrastructure.

We determined that the IT Infrastructure Project was well planned and managed, and the process
complied with Agency policy and best practices. We did note one area where improvement could
be made. The Office of Management Services (OMS) has agreed to develop a quality assurance
process for IRM Plans that includes verification of estimated project costs.

We conducted the audit in accordance with Government Auditing Standards issued by the
Comptroller General for audits of Federal organizations, program, activities, and functions. We
conducted fieldwork from October 2007 through March 2008. We provided a discussion draft report
to management on April 28, 2008, and conducted an exit conference regarding the discussion draft
report with the Chief Information Officer and Director of OMS on May 22, 2008. We then provided a
final draft report to management on June 4, 2008.

We appreciate the courtesies and professionalism extended to the audit staff. If you have any
questions about this audit, I would be pleased to meet with you at your convenience.

Respectfully,




Carl A. Clinefelter
Inspector General
                                                   TABLE OF CONTENTS 


EXECUTIVE SUMMARY ......................................................................................................... 1
 

INTRODUCTION AND BACKGROUND ................................................................................ 2
 

OBJECTIVES ........................................................................................................................... 3
 

SCOPE AND METHODOLOGY.............................................................................................. 3
 

OBSERVATIONS AND RECOMMENDATIONS.................................................................... 4
 

          Project Plan................................................................................................................................. 4
 

          Project Scope & Requirements................................................................................................5
 

          Human Resources Management .............................................................................................6
 

          Time Management...................................................................................................................... 7
 

          Cost Management...................................................................................................................... 7
 

          Communications ........................................................................................................................ 8
 

          Quality Assurance ..................................................................................................................... 9
 

          Risk Management ....................................................................................................................10
 

ACRONYMS AND ABBREVIATIONS .................................................................................. 11
 
 EXECUTIVE SUMMARY

 The FCA is in the process of migrating its IT infrastructure from a legacy platform to a tightly 
 integrated solution.   The migration of the IT infrastructure is a large, complex project affecting all 
 users of FCA systems.  The most significant changes to the IT infrastructure include: 
  
      •	 new notebooks and personal digital assistants;  
      •	 an upgrade in the notebook operating system and office automation software; 
      •	 replacement of the Agency’s email and calendar application; 
      •	 unified messaging; 
      •	 centralized network services;  
      •	 an upgrade of the telecommunications infrastructure; and 
      •	 migration of legacy applications and databases to a new database management system 
          and collaboration and document management platform.    
   
  The Agency has dedicated significant resources to the IT infrastructure transition including 
  extensive man‐hours and direct expenses.   
  
 The OIG performed an audit of the project management of the IT Infrastructure Project because of 
 the long term impact this project will have on the Agency and the amount of resources devoted to 
 this project.  The objective of our audit was to determine if the Agency is using sound project 
 management practices to minimize risks associated with making significant changes to the IT 
 infrastructure.   
  
 We evaluated the effectiveness of project management and determined that the IT Infrastructure 
 Project was well planned and managed, and the process complied with Agency policy and best 
 practices.  The OMS utilized a group of users throughout the Agency to perform a pilot of the 
 proposed IT infrastructure providing confirmation that the proposed tools would benefit the 
 Agency and meet user needs.  In addition, the Agency is using a phased implementation approach 
 breaking down the IT Infrastructure Project into a logical sequence of activities minimizing the risks 
 associated with a large project. 
  
 The project costs are within the approved IRM budget.  Although the project encountered some 
 schedule slippage as a result of external factors, the overall project should meet its targeted 
 completion by December 2009.     In addition to enhanced productivity and long term cost savings, 
 the Agency will benefit from improved communication and collaboration, improved data access, 
 and simplified IT maintenance.   
  
 We did note one area where improvement could be made.   The OMS should develop a quality 
 assurance process for IRM Plans that includes verification of estimated project costs. 




FARM CREDIT ADMINISTRATION ♦ OFFICE OF INSPECTOR GENERAL                                       1
 INTRODUCTION AND BACKGROUND

 In fiscal year 2007, the FCA performed a review of its IT infrastructure to determine if alternative 
 technologies would benefit the Agency.  Since the pilot results of the proposed IT infrastructure 
 were favorable, the Agency decided to migrate to the new IT infrastructure using a phased 
 implementation approach.  The IT infrastructure hosts and delivers all applications at FCA and is 
 essential to efficiently providing the tools users need to perform their duties.  The OIG selected this 
 project to audit because of the long term impact this project will have on the Agency and the 
 amount of resources devoted to the project.  Without effective project management, the project is 
 at risk for not satisfying the needs of the Agency, exceeding budget, and/or not meeting the 
 planned schedule.   

 Since the previous IT infrastructure was implemented in 1994 and nearing the end of its lifecycle, 
 the Agency included an IT Infrastructure Review Project in its 2007 IRM Plan to evaluate the 
 methods of delivering IT services and determine if an alternative IT infrastructure would better 
 meet the future needs of the Agency.  

 From June through August of 2007, the OMS partnered with an experienced contractor and 
 performed a pilot approach to the proposed IT infrastructure.  The pilot included a group of users 
 throughout the Agency.  The pilot group tested replacement notebooks and an integrated suite of 
 tools that included an upgraded operating system, upgraded office automation software, new 
 email and calendar solution, unified messaging, as well as other communications and collaboration 
 tools.   

       “The pilot demonstrated that the new infrastructure will provide FCA several key benefits.  The 
       selected products delivered significant capability improvements over the existing infrastructure, 
       particularly in the areas of communications, collaboration, data access, and enterprise search on a 
       platform designed to support mobile, disparate users.  The simplified maintenance of the new design 
       will allow OMS to deliver more capabilities in support of the mission of FCA without requiring 
       significant increases in resources.1”   

 In conjunction with the pilot, the contractor performed a business process review of three key 
 Agency activities:  the FCA examination process, the FCA regulation development process, and OMS 
 service delivery.  The contractor and OMS also worked together to migrate a sample of applications 
 and databases to the new integrated IT infrastructure, as well as test a new network design.   

 In September 2007, the CFO/Director of the OMS and CIO approved a phased implementation of 
 the integrated IT solution as a result of the TT Project Manager’s formal recommendation and 
 successful outcome of the pilot. 

 The OMS completed a rollout of new notebooks and desktop tools in March 2008 and anticipates 
 completion of the upgraded telecommunications infrastructure, and application and database 
 migration, the final phases of the IT infrastructure transition, by December 2009. 
       1
           Excerpt from September 5, 2007 Decision Memorandum issued by the TT Project Manager to the CIO and Director, OMS


FARM CREDIT ADMINISTRATION ♦ OFFICE OF INSPECTOR GENERAL                                                             2
 OBJECTIVES

 The objectives of this audit were to determine if FCA is using sound project management practices 
 to minimize risks associated with making significant changes to the IT infrastructure.  We evaluated 
 the effectiveness of project management and determined if it complied with Agency policy and 
 best practices. 




 SCOPE AND METHODOLOGY

 The scope of this audit was limited to reviewing the project management of the IT Infrastructure 
 Project.  As of March 2008, the rollout of the new notebooks and network infrastructure was 
 complete and the application/database migration was in the planning phase.  In conducting this 
 audit, we performed the following steps: 
  
 o	 Identified and reviewed applicable FCA policies and procedures relating to IT project 
     management; 
 o	 Identified and reviewed best practices relating to IT project management; 
 o	 Reviewed documentation relating to the IT Infrastructure Project and compared to applicable 
     Agency policy and best practices; 
 o	 Conducted interviews with the CIO, Director of OMS, project managers, OMS staff, an IRMOC 
     representative, and users; and  
 o	 Evaluated the effectiveness of the following project management elements: 
            1.	 Project Plans; 
            2.	 Project Scope and Requirements; 
            3.	 Human Resources Management; 
            4.	 Time Management; 
            5.	 Cost Management; 
            6.	 Communications; 
            7.	 Quality Assurance; and 
            8.	 Risk Management. 
  
 This audit was performed at the FCA headquarters in McLean, Virginia, from October 2007 through 
 March 2008, in accordance with generally accepted auditing standards for Federal audits.  
  




FARM CREDIT ADMINISTRATION ♦ OFFICE OF INSPECTOR GENERAL                                    3
 CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS

 Project Plan

            The FCA utilizes multiple tools for project planning of
 
            major IT investments.  Annually, the Agency develops a
 
            six‐year IRM Plan which is used as a guide for IT
 
                                                                                                   IRM Plan
            initiatives.  In addition, project managers develop large
 
            project action plans that are used to identify and track
                                 Large Project Action Plan 
            the critical elements for large IT projects.  The diagram
                                 Infrastructure Review
            on the right demonstrates the key planning tools used
 
            by project managers for the IT Infrastructure Project.
 
                                                                                                      Large Project Action Plan 
                                                                                                       Infrastructure Rollout
            In 2005, the OMS developed Office Directive 0032
 
            requiring large IT projects to follow a process to ensure
                                Large Project Action Plan 
            that risk is minimized through effective project
                                     Application & Database Migration 
            management.  This process includes the development
                                          (to be developed)

            of a “FCA Large Project Action Plan” prior to beginning
 
                                                                                                      Large Project Action Plan 
            material work or expenditure of IT resources on the
                                 Telecommunications Infrastructure
            project.  Elements that must be identified in the large
                                     (to be developed)
            project action plan include:
   
         
                •    Goals and objectives; 
                •    Project stakeholders; 
                •    Major project milestones; 
                •    Estimated FCA manpower; 
                •    Major purchases over $5,000; 
                •    Communications plan; 
                •    Contingency plan; 
                •    Security plan; and  
                •    Certification and Accreditation. 
     
            The large project action plans developed for the Infrastructure Review and Infrastructure 
            Rollout contained all the critical elements required in Directive 003.  The large project action 
            plans contained clear goals and objectives.  Project stakeholders were identified.  Major 
            project milestones were established.  Manpower required for the project was estimated on a 
            quarterly basis.  Major purchases over $5,000 were identified.  A thorough communications 
            plan was described.  A contingency plan was considered for potential challenges to the 
            project.  The security plan is in the process of being updated and a milestone for a C&A of the 
            new IT infrastructure was established.   

                2
                  OMS Office Directive 003, Guidance for Project Management of Large Information Technology Projects (Total Cost More
                than $500,000)


FARM CREDIT ADMINISTRATION ♦ OFFICE OF INSPECTOR GENERAL                                                                           4
                      
        Although the large project action plans for the Infrastructure Review and Infrastructure 
        Rollout contained the critical elements required by Directive 003, we found there was some 
        overlap between the large project action plans.  For example, the scope of the Infrastructure 
        Review Large Project Action Plan included notebook replacement and a pilot evaluation of 
        the proposed IT infrastructure.  The scope of the Infrastructure Rollout Large Project Action 
        Plan represented a phased implementation of the notebook deployment and IT 
        infrastructure recommended during the Infrastructure Review pilot.   As a result of this 
        overlap, consulting costs for development of the prototype were included in both the 
        Infrastructure Review Large Project Action Plan and the Infrastructure Rollout Large Project 
        Action Plan.   When developing large project action plans, the project manager should avoid 
        duplication of items contained in previous plans. 
         
        Further, we determined that two additional large project action plans will be developed for 
        managing subsequent phases of the project.  The Infrastructure Rollout Large Project Action 
        Plan identified a review and migration of applications and databases and review and 
        installation of the telecommunications infrastructure during Phase II and III.  The 
        Infrastructure Rollout Large Project Action Plan did not identify specific milestones or 
        estimated costs related to the telecommunications infrastructure, because the TT Project 
        Manager plans to develop a separate large project action plan with additional milestones 
        and estimates for the telecommunications infrastructure.  There will also be a separate large 
        project action plan for the review and migration of applications and databases providing 
        additional details for that phase.   However, the Infrastructure Rollout Large Project Action 
        Plan did not refer to subsequent large project action plans that would be developed and 
        incorporate more specific milestones and costs.  For projects with multiple phases where 
        additional large project action plans are necessary, the project manager should identify the 
        items that will be included in additional large project action plans representing subsequent 
        phases of the project.   


    Project Scope & Requirements

        A clear understanding of the project is necessary to ensure the project stays on track and is 
        properly controlled.  A review of the decision memo, large project action plans, interviews, 
        and IRMOC minutes demonstrated that the scope and requirements were clearly defined 
        and linked to Agency mission as well as user needs.   In addition, security, accessibility, and 
        privacy requirements were identified and considered in the project.  
         
        The IT Infrastructure Project is a large complex project affecting all users of FCA systems.  The 
        implementation of the project will take place over a 2 ½ year period and includes a 
        combination of recurring maintenance/replacement items as well as new development. 
         
                                 



FARM CREDIT ADMINISTRATION ♦ OFFICE OF INSPECTOR GENERAL                                       5
    Specifically, the scope of the project includes: 
     
       •	 notebook replacement; 
       • client operating system upgrade ;
 
       • office automation software upgrade;
 
       •	 replacement of Agency email and calendar application; 
       •	 unified messaging; 
       •	 PDA replacement; 
       •	 decentralized servers to centralized wide area application services; 
       •	 update of disaster recovery site configuration; 
       •	 migration of legacy applications and databases to new database management 
            system and new collaboration and document management platform; 
       •	 work process improvement; and  
       •	 telecommunications infrastructure upgrade. 
        
 Human Resources Management

       Human resources management includes organizing and managing the project team and 
       ensuring project support.  Based on interviews and observations during this audit, we 
       conclude that the Agency effectively managed the project team, provided adequate support 
       to the IT Infrastructure Project, and provided adequate training to IT staff and users. 
            
       The IT Infrastructure Project involved various types of personnel throughout the Agency.  The 
       CIO and Director, OMS play an active role in overseeing the overall project, and the two 
       project managers have an active daily role in managing their respective areas of the project.  
       The IRMOC provided support throughout the project including limiting requests for new IT 
       projects during critical times of the IT infrastructure transition.  A pilot group representing 
       users throughout the Agency was involved in evaluating the proposed infrastructure, 
       performing testing, and providing feedback throughout various stages of the project.   
        
       We determined that key technical staff has the appropriate skill mix to ensure the success of 
       the project through a combination of experience and training.  Where certain new skills were 
       required, a qualified and experienced contractor was used to assist and teach technical staff 
       via knowledge transfer.  The new application development tools require a significantly 
       different skill set than required with the former IT infrastructure, which made it necessary for 
       OMS to make changes to the AT.  The Chief Human Capital Officer advised and assisted the 
       CIO and project managers on personnel issues encountered as a result of the significant 
       impact the new IT infrastructure would have on AT staff and the respective skills required to 
       perform their jobs.     
        
       Appropriate technical training was provided and continues for the technical staff.  In 
       addition, the end users were provided with professional training performed by OMS staff 
       and manuals for the new desktop tools.   


FARM CREDIT ADMINISTRATION ♦ OFFICE OF INSPECTOR GENERAL                                     6
         
 Time Management

      Effective time management ensures timely completion of the project.  A schedule with 
      milestones should be used for monitoring project progression, keeping the project on track, 
      and ensuring sufficient staff resources.  The IT Infrastructure Project was broken down into a 
      logical sequence of phases and activities to minimize the risks associated with such a large 
      project.  The IT Infrastructure Project encountered some unanticipated difficulties primarily 
      due to a manufacturing delay with the new notebooks.  The change from Smart Phones to 
      Blackberry devices did not significantly impact the schedule.   
       
      The TT Project Manager uses the Infrastructure Rollout Project Plan to monitor the progress 
      of milestones and deliverables.   This schedule is monitored and updated on a weekly basis.  
      When necessary, changes are made to the schedule with a column for revised due dates and 
      other notes.  In addition to this schedule, the TT created sub‐plans and schedules with details 
      regarding specific tasks such as notebook configuration, Blackberry implementation, and 
      McLean and field office rollouts.  The TT was able to quickly reassign staff resources as 
      necessary to meet the needs of the project.   
       
      The milestone for the C&A process was extended to June 2008 because of extenuating 
      circumstances.  The CIO and Security Officer have developed a contingency plan for the C&A 
      process and are monitoring the situation closely.  The C&A process provides assurance that 
      the new IT infrastructure has adequate security.   
       
      The AT Project Manager plans to develop a schedule for the development and conversion of 
      applications and databases after an inventory has been finalized and system sponsors have 
      been consulted.  The AT will develop estimates for each application and a large project action 
      plan with supporting schedules for the application and database migration phase of the IT 
      Infrastructure Project once the notebook rollout is complete and an inventory has been 
      developed with key system sponsors.  The AT Project Manager provided the CIO with the 
      application and database inventory in April 2008.   
       
      Significant issues encountered during the project that impacted the schedule were 
      communicated to the Board, management, and staff using various methods. 
       
       
 Cost Management

       Effective cost management includes developing a budget to control spending and monitoring 
       expenses throughout a project’s lifecycle.  FCA has an effective process for managing IT 
       expenses by cost center and object class.  Currently, costs associated with the IT 
       Infrastructure Project are on track with the 2008‐2013 IRM budget, large project action 
       plans, and decision memorandum supporting the project.  However, we identified some 
       discrepancies in the project costs published in the 2008‐2013 IRM Plan. 

FARM CREDIT ADMINISTRATION ♦ OFFICE OF INSPECTOR GENERAL                                    7
          
    IT project budgets were developed by project managers and incorporated into the Agency’s 
    annual IRM Plan.  The CIO and an IT Specialist coordinated the development of the IRM Plan.  
    The IRMOC evaluated and ranked projects, and approved the 2008‐2013 IRM Plan which was 
    forwarded to the Chief Executive Officer.  The IRM Plan feeds directly into the overall Agency 
    budget.  The adopted budget and expenses are monitored throughout the fiscal year by cost 
    center and object class.   The Finance Team provides periodic financial analysis and reports to 
    offices and the Board comparing the budget to actual expenses.   
     
    In our comparison of detailed project estimates to the published 2008‐2013 IRM Plan, we 
    observed two instances where the Project Cost Detail did not reconcile with the IRM Plan.  
    The Project Cost Detail spanning six years for the Infrastructure Review Project totaled 
    $2,561,985, but the published IRM Plan totaled $2,285,985.  The Project Cost Detail spanning 
    six years for the Workflow Integration Project totaled $760,480, but the published IRM Plan 
    totaled $820,480.  We learned there were changes to the Project Cost Detail in both of these 
    projects and the respective tables were not “refreshed” causing the misstatement in the 
    2008‐2013 IRM Plan.  Although these errors would not have changed the outcome of the IT 
    Infrastructure Project, the Agency needs to ensure that costs are accurately reported in the 
    IRM Plan to support informed decisions. 
     
    In addition to the IRM Plan, the project manager creates a more refined budget when 
    developing the large project action plan that includes estimated manpower and direct 
    expenses exceeding $5,000.   The Agency uses TRS to monitor hours devoted to projects, but 
    does not formally track direct expenses for individual projects.   In addition to tracking the 
    budget by cost center and object class, we suggest the Agency consider tracking budgets and 
    expenses associated with large projects and periodically report their status to the IRMOC.   
     
    Over the long term, the Agency should realize cost savings as a result of the new IT 
    infrastructure because the new IT infrastructure costs less in both direct dollars and man 
    hours to maintain than the legacy IT infrastructure.  In addition to cost savings, the Agency 
    benefits from modern technology which should enhance employee productivity and the 
    Agency’s ability to retain and recruit technology staff.   
     
    Agreed‐upon Action: 
     
         1.	 The OMS will develop a quality assurance process for IRM Plans that includes 
             verification of estimated project costs presented within the IRM Plan. 
              
          
 Communications

       Various types of communication should be performed throughout the project and include 
       senior managers, project team members, and stakeholders.  The FCA developed and 
       conducted a comprehensive communications strategy for the IT Infrastructure Project.   

FARM CREDIT ADMINISTRATION ♦ OFFICE OF INSPECTOR GENERAL                                  8
        
       OMS provided staff and management with their plans for the IT infrastructure transition, 
       reasons for the changes in IT infrastructure, anticipated benefits of the changes, and periodic 
       status updates.  OMS communications included:  
        
           •	 various briefings for the FCA Board on the status of the IT Infrastructure Project; 
           •	 monthly briefings to the IRMOC; 
           •	 utilizing a pilot group of users throughout the FCA to evaluate components of the 
               new IT infrastructure and inform their respective offices of the pending progress;  
           •	 OMS monthly status reports and senior staff meetings; 
           •	 TT status reports to the CIO and IRMOC; 
           •	 CIO briefings to individual offices; and 
           •	 several FCA News Flash and FCA This Week articles to inform staff and management 
               of progress and responsibilities for preparing for the IT infrastructure transition.   
        
       There was constant communication among the team using various methods.  In addition to 
       daily contact, the team had weekly project meetings that included the CIO, project 
       managers, security officer, and key technical staff.  
         

 Quality Assurance

       Quality assurance ensures that the project results in deliverables that meet stakeholder 
       needs and expectations.  FCA used various techniques to ensure quality was achieved during 
       the IT Infrastructure Project such as employing a pilot of the proposed IT infrastructure, 
       developing test plans, and performing testing throughout the project. 
        
       To ensure quality assurance was achieved, the Agency utilized a group of employees 
       comprised of users throughout the Agency to test and evaluate the proposed IT 
       infrastructure.  These pilot users were tasked with evaluating new notebooks, a proposed 
       operating system, applications, and new tools.  This was an effective way of gaining user 
       support while testing significant changes to the IT infrastructure.  In addition, the pilot users 
       determined whether the proposed changes were effective and efficient in their respective 
       work environments.  The pilot for the proposed IT infrastructure was an effective strategy 
       that established the proof of concept for the proposed IT infrastructure and ensured user 
       needs were met.   
        
       The TT developed test plans for the client notebook configuration, network infrastructure, 
       field office IT infrastructure, unified messaging, and office communications.  In addition, test 
       plans will be developed for the application and database phase jointly by the system sponsor 
       and the AT.  Technology specialists were also responsible for testing the new IT 
       infrastructure.  Issues identified during testing were ranked for criticality then prioritized, 
       tracked, and addressed.   
        

FARM CREDIT ADMINISTRATION ♦ OFFICE OF INSPECTOR GENERAL                                       9
       Performing a review of three key Agency work processes complemented the IT infrastructure 
       review and pilot.   The goal of implementing more efficient and effective work processes 
       through redesigned workflow and a new IT infrastructure have the benefit of maximizing 
       employee productivity. 


 Risk Management

       All projects are subject to risks that can cause a project to be delayed, exceed budget, or fail.  
       Risks must be identified, monitored, and managed throughout large projects to ensure 
       success of the project.  The FCA managed risks during the project by performing a risk 
       assessment, monitoring risks throughout the project, and contracting for an independent 
       review of the implementation plan.   
    
       The OMS completed a risk assessment on October 24, 2007, for the IT Infrastructure Rollout 
       Project.  This risk assessment identified and evaluated potential risks to the project.  Risk 
       mitigation strategies and contingency plans were considered for identified risks.  One of the 
       primary risks identified by OMS was the consolidation of field office network equipment in 
       McLean.  To mitigate the risk of a single point of failure, redundancy was built in using the 
       Emergency Operations Center and backup data lines.  OMS also identified lack of acceptance 
       by Agency users as a concern.  This risk was mitigated with a comprehensive 
       communications and training strategy.  Other risks were also identified and mitigation 
       strategies were considered.   
        
       The project managers and CIO actively monitored the project for potential risks and altered 
       strategies when necessary.  For example, the project managers adjusted the schedule as 
       necessary when the receipt of notebooks was delayed.   
        
       The Agency contracted with a leading IT research and advisory firm to perform an 
       independent verification and validation of the project plan.  The results of this review were 
       favorable and stated, “The implementation plan, results of the pilot study, and supporting 
       documents all indicate that proper planning was conducted for this migration.” 
        
       Other risk management techniques utilized by the Agency included using a phased approach 
       and a pilot.  A phased approach was used to minimize risk and enhance project success by 
       breaking the project into distinct components with clear deliverables.  The pilot confirmed 
       the proposed IT infrastructure would provide the Agency with improved communications, 
       collaboration, data access, and search capabilities while simplifying maintenance for IT staff.   




FARM CREDIT ADMINISTRATION ♦ OFFICE OF INSPECTOR GENERAL                                        10
    ACRONYMS AND ABBREVIATIONS


    Agency     Farm Credit Administration 
    AT         Applications Team 
    C&A        Certification and Accreditation 
    CFO        Chief Financial Officer and Director of the Office of Management Services 
    CIO        Chief Information Officer 
    FCA        Farm Credit Administration 
    IRM        Information Resources Management 
    IRMOC      Information Resources Management Operations Committee 
    IT         Information Technology 
    OIG        Farm Credit Administration’s Office of Inspector General 
    OMS        Office of Management Services 
    PDA        Personal Digital Assistant 
    TRS        Time Recording System 
    TT         Technology Team 
 
                                




FARM CREDIT ADMINISTRATION ♦ OFFICE OF INSPECTOR GENERAL                                    11
                  R E P O R T                       
                                                    
                                                    
           Fraud    |    Waste    |    Abuse    |    Mismanagement 
                                          
                                                    




                                                                
                                                    
                      FARM CREDIT ADMINISTRATION
 
                       OFFICE OF INSPECTOR GENERAL
 
                                          
               • Phone:  Toll Free (800) 437‐7322; (703) 883‐4316
 
               • Fax:	         (703) 883‐4059
 
               • E‐mail:	  fca‐ig‐hotline@rcn.com 
               •	 Mail:   Farm Credit Administration
 
                          Office of Inspector General
 
                          1501 Farm Credit Drive
 
                          McLean, VA  22102‐5090
 
        
 




FARM CREDIT ADMINISTRATION ♦ OFFICE OF INSPECTOR GENERAL              12