oversight

Semiannual Report March 31, 2017

Published by the Farm Credit Administration, Office of Inspector General on 2017-03-31.

Below is a raw (and likely hideous) rendition of the original report. (PDF)

 

 

             

 

 

     




         
 

     




         
Farm Credit Administration                                              Office of Inspector General
                                                                        1501 Farm Credit Drive
                                                                        McLean, Virginia 22102-5090



April 19, 2017

The Honorable Dallas P. Tonsager, Board Chairman
The Honorable Jeffery S. Hall, Board Member
Farm Credit Administration
1501 Farm Credit Drive
McLean, VA 22102-5090

Dear Board Chairman Tonsager and Board Member Hall:

Enclosed is the semiannual report on the activities of the Farm Credit Administration’s (FCA or Agency)
Office of Inspector General (OIG) for the period October 1, 2016 through March 31, 2017. This is the fifty-
sixth report since the establishment of the OIG on January 22, 1989.

I submit this report in accordance with the Inspector General Act of 1978, as amended (IG Act). Section
5(b) of the IG Act requires that the FCA Board send this report to the appropriate Congressional
committees and subcommittees within 30 days after the date of this transmittal, accompanied by
management’s report on the status of audit, inspection, and/or evaluation action items.

I would like to thank the FCA Board for their support of the OIG’s work. I would also like to acknowledge
FCA management’s positive and timely reaction to most of our work. I look forward to continuing a
harmonious and productive relationship.

The OIG issued five audit, inspection, and evaluation reports during this reporting period. We contracted
with Harper, Rains, Knight & Company, P.A. to perform the audit of FCA’s financial statements for FY 2016.
We completed the OIG’s annual evaluation of the Agency’s compliance with the Federal Information
Security Modernization Act (FISMA). We also completed program reviews of: FCA’s Awards Program, and
FCA’s Travel and Purchase Card Programs.

In addition to audit and inspection reports, we continued to conduct surveys on the examination program,
and we address investigation matters.

I look forward to continuing a responsive and effective relationship between the OIG and the FCA Board, a
partnership striving continuously to strengthen FCA operations.

If you have any questions, please call me at (703) 883-4036 or 4030.

Sincerely,



Elizabeth M. Dean
Inspector General

Enclosure
 
 

                                                               Table of Contents 

Message from the Inspector General ........................................................................................................... 1 
Background ................................................................................................................................................... 2 
Strategic Goals .............................................................................................................................................. 4 
Audits, Inspections, and Evaluations ............................................................................................................ 7 
    REPORTS ISSUED ....................................................................................................................................... 7 
    AUDITS AND EVALUATIONS IN PROCESS ................................................................................................ 13 
    STATUS OF AGREED‐UPON ACTIONS AND RECOMMENDATIONS .......................................................... 14 
    OPEN AGREED‐UPON ACTIONS ............................................................................................................... 15 
Other Reports ............................................................................................................................................. 17 
    QUARTERLY SURVEY OF FARM CREDIT SYSTEM INSTITUTIONS ............................................................. 17 
    MANAGEMENT ADVISORY REPORTS ...................................................................................................... 17 
Investigations .............................................................................................................................................. 19 
Legislative and Regulatory Reviews ............................................................................................................ 20 
Congressional Interaction ........................................................................................................................... 22 
Outreach ..................................................................................................................................................... 23 
OIG Staff ...................................................................................................................................................... 25 
Annex .......................................................................................................................................................... 26 
Appendix A .................................................................................................................................................. 27 
Appendix B .................................................................................................................................................. 28 
Appendix C .................................................................................................................................................. 29 
Appendix D .................................................................................................................................................. 30 
Appendix E .................................................................................................................................................. 31 
Appendix F .................................................................................................................................................. 32 
Appendix G .................................................................................................................................................. 33 
Appendix H .................................................................................................................................................. 34 
Appendix I ................................................................................................................................................... 35 
 

 




                                                                                  
 




     
Message from the Inspector General




             The Office of Inspector General honors the memory and contributions of the late FCA
              Board Member and former Chairman Kenneth A. Spearman, an esteemed leader of
               the FCA and of the Farm Credit System who inspired trust and focused on building
                                     consensus in his service to the Agency.

                I am pleased to submit this Semiannual Report to the Congress and also acknowledge and congratulate
       Dallas Tonsager in his designation as Chairman and CEO of the FCA Board by President Obama on November 22,
       2016. Chairman Tonsager brings extensive experience in both agriculture and in the Federal government
       through prior service as a member of the FCA Board and with the U.S. Department of Agriculture as Under
       Secretary for Rural Development.

                 This report summarizes the activities and accomplishments of the Farm Credit Administration’s (FCA or
       Agency) Office of Inspector General (OIG) for the period October 1, 2016 through March 31, 2017. This
       reporting period, the OIG’s efforts were directed toward implementing the OIG’s Fiscal Year (FY) 2017 strategic
       and operating performance plan and budget. The OIG does so by performing audits, inspections, and
       evaluations of FCA programs and operations; conducting investigations; reviewing existing and proposed
       legislation and regulations relating to Agency programs and the IG community; and providing objective,
       independent reporting and consultation with the FCA Board.

                The OIG issued five audit, inspection, and evaluation reports during this reporting period. Additionally,
       the OIG issued 31 surveys to Farm Credit System (FCS) institutions, designed to obtain feedback on the quality
       of the FCA examination program. Two survey reports summarizing the results were delivered to the Chief
       Examiner and FCA Board. We also contracted with Harper, Rains, Knight & Company, P.A. to perform the audit
       of FCA’s financial statements for FY 2016. We completed the OIG’s annual evaluation of the Agency’s
       compliance with the Federal Information Security Modernization Act (FISMA). We also completed program
       reviews of: FCA’s Awards Program, and FCA’s Travel and Purchase Card Programs.

                I would like to acknowledge the effective efforts of the talented OIG staff in providing timely and
       comprehensive products. These OIG efforts, together with the interest and cooperation of Agency
       management, continue to result in improved programs and operations at FCA. The
       FCA management continues to be cooperative and responsive. Together, OIG and
       management strengthen operations so that in both good times and in more
       challenging times, we assist in meeting the needs of American agriculture, keeping
        the nation’s economy strong and helping meet global food needs.




       Elizabeth M. Dean
       Inspector General




                                                               1
Background
                                                               
       
       


      FARM CREDIT ADMINISTRATION 
      The Farm Credit Administration (FCA or Agency) is an independent Federal agency of the United States 
      government responsible for the regulation and examination of Farm Credit System (FCS or System) institutions 
      chartered under the Farm Credit Act of 1971, as amended (Farm Credit Act).   

      As a non‐appropriated agency, FCA funds its expenses primarily through assessments to the institutions it 
      regulates. FCA’s Fiscal Year 2017 budget is $66,200,000, based on the continuing resolution under which the 
      Agency is currently operating (Further Continuing and Security Assistance Appropriations Act of 2017, Public 
      Law 114‐254).  

      At the end of the prior semiannual reporting period, the Agency had 314 employees. At the end of this 
      reporting period, FCA had 310 employees, about half of which are examiners located in five field offices. 


                                                                   Bloomington, MN



                                         Denver, CO
          Sacramento, CA
                                                                                             Headquarters McLean, VA




                                                              Dallas, TX

                                                                                                   

      FARM CREDIT SYSTEM 
      The FCS is a Government‐sponsored enterprise comprised of 3 Farm Credit Banks, 1 Agricultural Credit Bank, 
      and 73 associations serving all 50 states and Puerto Rico that primarily make loans to agriculture. The System 
      raises funds by selling securities in the national and international money markets through its special purpose 
      entity, the Federal Farm Credit Banks Funding Corporation. These securities are not guaranteed by the U.S. 
      Government.  

      The Federal Agricultural Mortgage Corporation (Farmer Mac), also a part of the FCS, is chartered by the 
      Federal government to provide a secondary market for agricultural mortgage loans. Farmer Mac is publicly 
      traded and issues its own debt securities. Additionally, there are five active service corporations that 
      provide services to FCS entities and eligible borrowers. 


                                          FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                              October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                          https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                              2 
                                                               
Background
                                                                
       

       

      OFFICE OF INSPECTOR GENERAL 
      The mission of the Office of Inspector General (OIG) is to be an agent of positive change, striving for continual 
      improvement in FCA’s management and program operations. The Inspector General Act of 1978, as amended, 
      established the FCA OIG in 1989.  

      The Inspector General is appointed by the FCA Board without regard to political affiliation and solely based on 
      integrity and demonstrated ability in accounting, auditing, financial analysis, management analysis, 
      investigations, law, or public administration. The OIG’s proposed FY 2017 budget is $1,563,324, although 
      based on the continuing resolution, the OIG’s current budget remains at the FY 2016 level of $1,493,393. 

      While the OIG is under the general supervision of the FCA Board, it operates with independent personnel and 
      contracting and budget authority. The Inspector General reports both to the FCA Board and to the Congress.   

      The OIG has three major components:  audits, inspections, and evaluations of programs and operations; 
      investigations; and outreach.  

       




                                         Office of Inspector General




                Audits, 
           Inspections, and                        Investigations                            Outreach 
              Evaluations
                                                                                                                      




                                           FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                               October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                           https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                               3 
                                                                
Strategic Goals
                                                                 
        

        

       To accomplish our mission, the OIG has three strategic goals in place that are aligned to FCA’s mission, 
       programs, and activities (see the OIG’s Strategic and Operating Performance Plan for additional information). 
       The following list summarizes our strategic goals and related outcomes during this reporting period. 

        
               Strategic Goal 1: 
                                  
               Audit, inspect, and evaluate the Agency’s programs and operations 
               to assist the Agency in fulfilling its oversight mission more efficiently 
               and effectively.    
               In pursuit of this goal, the OIG continues to provide quality reports to FCA management 
               for improvement to programs. The OIG initiates a risk‐based approach in planning our 
               workload. During this reporting period, we issued five audit, inspection and evaluation 
               reports. These included program reviews of FCA’s Awards Program, as well as FCA’s Travel 
               and Purchase Card Programs. We contracted with Harper, Rains, Knight & Company, P.A. 
               to perform the audit of FCA’s financial statements for FY 2016. We also issued an 
               evaluation report of the FCA’s compliance with the Federal Information Security 
               Modernization Act (FISMA). The issued reports were timely and constructively developed 
               to improve Agency effectiveness and efficiency. As a result of our work, eight 
               recommendations were made to FCA management. Each action was agreed‐upon by 
               Agency management. We also have work ongoing for the FY 2017 financial statements 
               audit. We also issued a management advisory and a peer review report on the Federal 
               Election Commission OIG. 

               Communication with Agency stakeholders is another key aspect of the OIG’s effective 
               oversight. During our reviews we continuously meet with officials to keep them informed 
               of results and areas for improvements. The Inspector General also holds regular meetings 
               with FCA Board members to discuss work products and Agency priorities. 

               The OIG is continuously working to ensure compliance with standards, improve internal 
               processes, and advance professional competencies. This period, in compliance with the IG Act 
               and government auditing standards, we performed an external peer review of the Federal 
               Election Commission’s audit function. We continue to prioritize staff training to both meet 
               requirements for professional education and gain new skills. 

                                         




                                            FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                                October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                            https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                                4 
                                                                 
Strategic Goals
                                                          

        
        




           Strategic Goal 2: 
                              
           Investigate alleged wrongdoing to prevent and detect fraud, abuse, 
           and mismanagement in Agency programs and operations and to 
           address Congressional, public, and employee concerns.   
           OIG’s investigative function recognizes the importance of fairness and transparency in 
           the OIG’s mission. The Deputy IG/Counsel performs the investigative function for the OIG 
           and in this reporting period, the OIG opened five investigations and closed two. The two 
           closed investigations addressed allegations relating to duty station assignments, alleged 
           preselection, time and attendance, awards, and pay increases. The allegations were not 
           substantiated. As of the end of the reporting period, the OIG has three pending 
           investigations. 
           We also received 18 complaints via the OIG Hotline during the October through March 
           timeframe, four of which were FCS borrower complaints. All 18 complaints were 
           referred, responded to, or closed during the reporting time period. 
           The OIG investigated no instances of whistleblower retaliation, and had no instances in 
           which the Agency attempted to interfere with the IG’s independence through budget 
           constraints, delayed production of records, or objections to oversight activities. The OIG 
           continued its established policy of publicly releasing brief summaries of closed 
           investigations, without including personally identifiable information. The OIG issued no 
           Reports of Investigation for investigations involving a senior Government employee that 
           were not disclosed to the public. The OIG believes publication of the summaries of closed 
           investigations is indicative of transparency and also keep employees, Congress and the 
           public informed of OIG’s ongoing results and serve as a deterrent against wrongdoing.  
           When appropriate, OIG provides advisories to the Agency on systemic issues and increased risks 
           identified during the course of some investigations. This heightens public confidence in the 
           integrity of FCA programs and oversight operations by strengthening the Agency’s internal 
           policies, procedures, and controls.  
           OIG’s orientation presentation to all new Agency employees educates employees on OIG’s 
           Hotline and encourages employees to reach out to OIG with concerns regarding fraud, waste, 
           and abuse relating to Agency programs and operations. OIG’s continued work on developing an 
           online fraud awareness training webinar will also provide the Inspector General’s office with 
           another avenue for reaching out to Agency employees to facilitate open door communications. 
           This reporting period, the OIG also provided information on whistleblower protections and 
           Office of Special Counsel authorities to FCA leaders in a leadership summit that involved all FCA 
           upper management officials. OIG continues its work on cross‐cutting audit, investigation, and 
           inspection issues that impact not only other OIGs, but agencies across the Federal government. 

                                     FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                         October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                     https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                         5 
                                                          
Strategic Goals
                                                          

        
        




           Strategic Goal 3: 
                              
           Review and make recommendations regarding existing and proposed 
           legislation and regulations and provide other outreach to support the 
           Agency’s oversight mission and the Inspector General community on 
           government‐wide issues. 
            
           Reviewing and commenting on proposed and existing legislation and regulations affecting 
           FCA and the IG community is an important area for the OIG. During this reporting period, 
           we reviewed 33 items, including 25 legislative initiatives; four final rules; two proposed 
           rules; and two Informational Memoranda issued by the FCA’s Office of Examination (OE). 
           These issuances addressed varied issues, including, but not limited to:  
                  Inspector General Empowerment Act and relating reporting guides 
                  OMB Circular A‐108, Privacy Act and Federal Agency Responsibilities for Review, 
                   Reporting, and Publication 
                  Availability of Records of the Farm Credit Administration under the FOIA 
                  Military Lending Act 
                  Controlled Unclassified Information Regulations 
                  Farm Credit Administration Organization Updates 
                  Federal Agricultural Mortgage Corporation Governance, Standards of Conduct, Risk 
                   Management; and Disclosure and Reporting 
           Almost all OIG products are posted on our public website to ensure timely, effective 
           communication and transparency. The OIG annually briefs incoming employees on the OIG’s 
           history, mission, reporting, and audit and investigative activities during FCA’s new employee 
           orientation, and most recently briefed FCA leaders in a leadership summit on developments in 
           the IG community and lessons learned through OIG’s audits, evaluations, inspections, and 
           investigations of Agency programs and operations. OIG staff participate in workgroups, 
           conferences, and training to support and advance the IG community, FCA, and the Federal 
           government. The IG is a member of the Executive, Legislation, and Inspection and Evaluation 
           Committees of the Council of Inspectors General on Integrity and Efficiency (CIGIE). The CIGIE 
           Legislation Committee has engaged in several responses to legislative efforts and congressional 
           hearings. The Deputy/Counsel started her fourth year as Vice‐Chair of CIGIE’s Council of 
           Counsels, and participates in CIGIE working groups, including the Deputy Inspectors General 
           Working Group, Council of Counsels to IGs (CCIG), CIGIE Records Administrators Group, and 
           Small OIGs Working Group. The auditors are involved with CIGIE cross‐cutting projects, the 
           Federal Audit Executive Council (FAEC), the Inspection and Evaluation Roundtable, and OIG 
           Community Public Affairs. 

                                     FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                         October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                     https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                         6 
                                                          
Audits, Inspections, and Evaluations
                                                                

                



       REPORTS ISSUED 

       This reporting period, the OIG continued to provide FCA with high quality products. We issued two audit 
       reports, two inspection reports, and one evaluation report, with a total of eight agreed‐upon actions with FCA 
       management. We have two in‐process reviews initiated during this six‐month period. The OIG also issued 31 
       surveys to FCS institutions and two reports on the survey results to the Chief Examiner and FCA Board. The 
       reports summarize survey results and stakeholder opinions on the quality and issues involved in the 
       examination function. The OIG issued a management advisory and a report on the peer review we conducted 
       of the Federal Election Commission OIG’s audit program. 




                           5      Audit,
                                  Inpection &
                                                      8        Agreed-
                                                               Upon
                                                                                    2    In-Process
                                  Evaluation                   Actions
                                  Reports                      Initiated




       31          Surveys
                   Issued to
                                    2       Survey
                                                                   1       Management
                                                                                              1      Peer Review
                   FCS                      Reports                        Advisory                  Report
                   Institutions


        

       The OIG conducts all audits in accordance with Government Auditing Standards issued by the Comptroller 
       General of the United States for audits of Federal organizations, programs, activities, and functions. 
       Inspections and evaluations are conducted in accordance with the CIGIE Quality Standards for Inspection and 
       Evaluation.  

       Copies of most OIG reports are available on our website at www.fca.gov/home/inspector.html, or by 
       contacting the OIG at (703) 883‐4030, or by e‐mail at ig_information@fca.gov. We offer a free subscription 
       service that provides automatic notification by e‐mail when a new report or other information is posted to the 
       OIG website. Go to http://apps.fca.gov/subscribeOIG/, provide your email, and click join the list. 

        

        

                                           FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                               October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                           https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                               7 
                                                                
Audits, Inspections, and Evaluations
                                                             

        

        

       OIG 2016 Evaluation of the Farm Credit Administration’s Compliance with the Federal Information 
       Security Modernization Act 

       The Federal Information Security Modernization Act (FISMA) of 2014 requires an agency’s Chief 
       Information Officer and OIG to conduct annual assessments of the agency’s information security 
       program. The purpose of FISMA was to provide a comprehensive framework for ensuring the 
       effectiveness of information security controls, minimum controls for agency systems, and improved 
       oversight of agency information security programs.   

       The OIG completed the 2016 independent evaluation of FCA’s compliance with FISMA during this 
       reporting period. The evaluation found that FCA has an information security program that continues to 
       mature, and FCA’s experienced information technology (IT) team is proactive in their approach to 
       information security. Although FCA’s overall information security program was not ranked “Effective” 
       based on the Department of Homeland Security’s (DHS) scoring methodology, we did not make any 
       recommendations because FCA continues to identify areas to strengthen and improve information 
       security. 

       OMB required OIGs to evaluate the following areas during 2016: 

           1.   Risk Management 
           2.   Contractor Systems 
           3.   Configuration Management 
           4.   Identify and Access Management 
           5.   Security & Privacy Training 
           6.   Continuous Monitoring Management 
           7.   Incident Response  
           8.   Contingency Planning 

       FCA established a program in each of these areas that is consistent with FISMA requirements, OMB and 
       DHS policy, and applicable National Institute of Standards and Technology’s (NIST) guidelines.  

       The final report was issued November 10, 2016. 




                                        FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                            October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                        https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                            8 
                                                             
Audits, Inspections, and Evaluations
                                                                




       Audit of FCA’s Financial Statements Fiscal Year 2016  

       The OIG contracted with Harper, Rains, Knight & Company, P.A., an independent public accounting firm, 
       and oversaw the audit of FCA’s financial statements for FY 2016. Harper, Rains, Knight & Company 
       completed the audit and issued an unmodified opinion in November 2016.  

       In the auditors’ opinion, FCA’s principal financial statements present fairly, in all material respects, the 
       financial position of the Agency as of the FY ended September 30, 2016, in conformity with generally 
       accepted accounting principles. 

       Harper, Rains, Knight & Company considered FCA’s internal control over financial reporting to determine 
       the audit procedures for the purpose of expressing an opinion on the financial statements. The auditors 
       did not express an opinion on the effectiveness of FCA’s internal controls; however, they did not identify 
       any deficiencies considered to be a material weakness. 

       The auditors performed tests of FCA’s compliance with selected provisions of laws and regulations that 
       could have a direct and material effect on the financial statements. Although they did not express an 
       opinion on compliance with those provisions, they did not identify any instances of noncompliance or 
       other matters required to be reported under Government Auditing Standards issued by the Comptroller 
       General of the United States or the Office of Management and Budget (OMB) Bulletin No. 15‐02, Audit 
       Requirements for Federal Financial Statements. 

       The final report was issued on November 14, 2016.   




                                           FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                               October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                           https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                               9 
                                                                
Audits, Inspections, and Evaluations
                                                                    

        
        




       Inspection of FCA’s Travel Card Program  

       As part of the Agency’s mission, FCA employees are required to complete official government travel. For travel 
       expenses, FCA participates in the government‐wide General Services Administration (GSA) SmartPay Travel Card 
       Program  and  currently  contracts  with  the  Bureau  of  the  Fiscal  Service  (BFS)  for  travel  administration  and 
       services. FCA is included under an issued contract with Citibank for charge cards. FCA uses government travel 
       cards for official travel and travel related expenses to include transportation, lodging, meals, and incidentals. 

       The objective of the inspection was to determine whether FCA’s oversight of the travel card program 
       was effective. We found FCA’s oversight is generally effective. FCA established and implemented 
       controls over the travel card program. Opportunities were identified to further improve the travel card 
       program: 

               Of the 585 transactions judgmentally sampled, we identified 33 exceptions: 
                o   16 transactions by two individuals showing misuse of the travel card. In both instances, FCA 
                    discovered the misuse during internal reviews and individuals received disciplinary actions 
                    prior to our review; 
                o   6 transactions were identified as erroneous charges. The three individuals involved 
                    indicated the charges were inaccurate or from potentially stolen card numbers. However, 
                    they did not file a dispute with the credit card company; and, 
                o   11 transactions lacked receipts in the travel system, lacked approvals per Agency policy, or 
                    the support and reasoning of official travel was not included in the file. 
               Employees had not always made timely payments for travel card expenses; and, 
               Two employees were listed as active FCA cardholders even though they were previously 
                separated. 
       The Office of Agency Services (OAS) agreed to take two actions in response to the inspection and both 
       agreed‐upon actions were closed: 

           1. Provide education to cardholders on misuse of the government charge card, proper cash 
              advances, delinquencies, potential disciplinary actions, the importance of reviewing statements 
              for accuracy of charges, and the dispute process. 
           2. Follow up on previous audit recommendations and agreed‐upon actions by implementing, and 
              including in the Charge Card Management Plan and/or Operational Handbook for Travel Card 
              Operations, a process to: 
                    a. request and reconcile all active FCA travel cardholders with BFS on a quarterly basis to 
                       ensure proper closures; and, 
                    b. provide annual education to travel cardholders on Agency policies and areas of 
                       improvement found during internal reviews.  
       The final report was issued January 31, 2017. 

                                              FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                                  October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                              https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                                 10 
                                                                    
Audits, Inspections, and Evaluations
                                                               

        
        




       FCA’s Awards Program  

       FCA’s OAS has responsibility over the awards program. Different types of awards are granted based on 
       the nature of an accomplishment and its impact to the Agency. The objective of this audit was to 
       determine if FCA is following policies and procedures and has adequate controls over awards and 
       incentives.  

       Our review identified opportunities to improve FCA’s awards program. Specifically, we noted 41 of 202 
       awards we sampled where the reason for the award appeared to be based on the employee performing 
       their overall job duties in an outstanding or superior manner over a sustained period of time. Agency 
       policy states that an award is not appropriate for this type of achievement, which is recognized through 
       annual performance evaluations. We also noted opportunities to improve controls over award approvals 
       and to update policies and procedures.  

       In response to our audit, OAS agreed to take the following actions: 

           1. Provide education to supervisors and managers on: 
                   Criteria for awards and approval, including requirements that awards are not based on 
                      performance of overall job responsibilities over a sustained period of time; and, 
                   Expectations for justifications in the awards database. 
               
           2. Modify the awards database to address the following: 
                   Multiple approvals are not completed by the same employee and approvals are not 
                      completed by the recipient or recommender; 
                   Controls over time‐off award amounts and limits in Agency policy; and 
                   Approval routings are appropriate and reflect documented procedures. 
                 
           3. Revise policies and procedures to reflect FCA’s current awards program, including: 
                   Guidance for award amounts that are not based on tangible, monetary benefits or are 
                      awarded as time‐off; 
                   Appropriate uses for the OAS‐entered function in the awards database; 
                   Grossing up awards; 
                   Award nomination, recommendation, and approval procedures; 
                   Required reporting;  
                   Time‐off for new parents; and 
                   Types of awards. 
                 
           4. Complete reimbursement of the award made to a Schedule C employee during the restricted 
                presidential election period. 
        
       The final report was issued February 23, 2017. 


                                          FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                              October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                          https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                             11 
                                                               
Audits, Inspections, and Evaluations
                                                               

        

        

       Inspection of FCA’s Purchase Card Program  

       FCA participates in the General Services Administration’s SmartPay Program to make official purchases 
       related to the Agency’s mission. FCA provides purchase cards to employees with a certified need to 
       make purchases for their office.  

       The objective of this inspection was to determine if FCA’s oversight of the purchase card program was 
       effective. We found FCA’s oversight is generally effective; however, we identified some opportunities to 
       further improve the purchase card program. Purchase card procedures require cardholders to document 
       approval from the approving official (AO) prior to making a purchase, and have their monthly purchase 
       activity logs signed by the AO. Although most cardholders obtained prior approval for purchases and 
       maintained a monthly purchase activity log with approvals, a few cardholders did not do so. 

       In order to improve the purchase card program, the Agency agreed to: 

           1. Follow up on previous agreed‐upon actions by reminding current cardholders and approving 
              officials of the importance of: 

                  Obtaining written prior approval from the approving official for all transactions unless there 
                   is a standard agency buy approval in place. 
                  Maintaining a purchase activity log and submitting it to the approving official for review and 
                   signature on a monthly basis. 

           2. Review and update OAS Directive 6, Charge Card Operating Procedures to ensure guidance is 
              current.  

       Responding to the inspection recommendations, OAS prepared and corresponded by email with 
       cardholders and approving officials. The correspondence reemphasized requirements previously 
       identified, including:  1) obtaining written approval from the approving official prior to making purchases 
       for non‐standard supplies; and 2) maintaining a monthly purchase activity log submitted for review and 
       signature to the approving official. The OAS Directive was also updated, including the current single 
       purchase amount limit. Therefore, the agreed‐upon actions were resolved and closed. 

       The final report was issued March 7, 2017. 

        

        

        

        


                                          FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                              October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                          https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                             12 
                                                               
Audits, Inspections, and Evaluations
                                                               

        

        

       AUDITS AND EVALUATIONS IN PROCESS 

       Audit of FCA’s Financial Statements Fiscal Year 2017 

       The Accountability of Tax Dollars Act of 2002 requires FCA and certain other agencies to submit to the 
       Congress and OMB audited financial statements each fiscal year. 

       In continuing to assist the Agency in meeting these requirements, the OIG contracted with Harper, 
       Rains, Knight & Company, P.A. to perform the audit of FCA’s financial statements for FY 2017. The audit 
       remained ongoing at the end of this reporting period. For FY 2016, the OIG also contracted with Harper, 
       Rains, Knight & Company, P.A. to perform the audit.  

       Audit of FCA’s Contracting Activities 

       In order to fulfill mission requirements, FCA needs to procure and/or contract for certain goods and 
       services. However, FCA must ensure its procurement and contracting activities are through appropriate 
       methods and procedures that result in efficient and effective use of Agency resources. 

       The objective of this audit is to determine whether FCA’s contracting process is effectively administered.  
       The audit was initiated in December 2016 and is ongoing as of March 31, 2017. 

        

        

        

        

        

        

        

        

        

        

        


                                          FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                              October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                          https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                             13 
                                                               
Audits, Inspections, and Evaluations
                                                                       

           


          STATUS OF AGREED‐UPON ACTIONS AND RECOMMENDATIONS 

          In total, there were 8 agreed‐upon actions added from our five reports issued for the reporting period. 
          We had 18 actions open at the beginning of the period to carry over. As of March 31, 2017, 14 agreed‐
          upon actions remained open.   


                                Audit, Inspection, and Evaluation Agreed‐Upon Actions 

                                                         Carryover                             Final Management 
                                                                          New During this                              Open on 
                    Report             Issued            from Prior                            Actions During this 
                                                                          6‐Month Period                              3/31/2017 
                                                       6‐Month Period                            6‐Month Period 

              FCA’s Commissioning 
                                      3/31/2015               3                  0                      2                 1 
                    Program 



               FCA’s Risk Project     3/31/2016               4                  0                      0                 4 


                FCA’s Position 
              Management and Job      9/23/2016               6                  0                      5                 1 
              Evaluation Program 


      FCA’s Oversight of Young, 
        Beginning, and Small          9/28/2016               5                  0                      1                 4 
          Farmer Programs 


               FCA’s Travel Card 
                                      1/31/2017               0                  2                      2                 0 
                   Program 




          FCA’s Awards Program        2/23/2017               0                  4                      0                 4 




              FCA’s Purchase Card 
                                      3/7/2017                0                  2                      2                 0 
                    Program 


                        
                     Total                                   18                  8                     12                14 
       
           



                                                  FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                                      October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                                  https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                                     14 
                                                                       
Audits, Inspections, and Evaluations
                                                                

        

        

       OPEN AGREED‐UPON ACTIONS 
        
       The following charts show open agreed‐upon actions for issued reports as of March 31, 2017: 


                         FCA’s Commissioning Program (Issued 3/31/15) 
                                  Identify and track specific commissioning costs to evaluate the cost of the program 
               Agreed‐Upon 
                                  and identify cost‐saving opportunities and consider timekeeping code revisions, with 
             Action Number 1 
                                  OMS assistance in implementation. 
        

        




                                 FCA’s Risk Project (Issued 3/31/16) 
                                  Add or modify current procedures for large IT investments to: 
                                     •  Designate a project manager and project management responsibilities; 
               Agreed‐Upon 
                                     •  Assess resources and determine whether consultants are needed for project 
             Action Number 1 
                                         planning and implementation; and 
                                     •  Establish guidelines for incremental investment. 


               Agreed‐Upon        Establish a control to ensure project management guidance is implemented for large IT 
             Action Number 2      investments. 

                                  Create an incremental project plan for the remainder of the Risk Project in 
               Agreed‐Upon        coordination with the Risk Project workgroup. Include an assessment of required 
             Action Number 3      resources and tasks requiring consultants and evaluate other tools that may be 
                                  incorporated to accomplish Risk Project goals and objectives. 

                                  Modify standard operating procedures to define levels of approval for large IT 
               Agreed‐Upon 
                                  acquisitions and establish a control to ensure appropriate reviews and approvals are 
             Action Number 4 
                                  obtained. 

        


                  FCA’s Position Management and Job Evaluation Program 
                                    (Issued 9/23/16) 
               Agreed‐Upon 
                                  Document the promotion process at the EMT phase of the OE career ladder. 
             Action Number 5 

        

        

        

                                          FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                              October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                          https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                             15 
                                                                
Audits, Inspections, and Evaluations
                                                              

        

        


                  FCA’s Oversight of Young, Beginning, and Small Farmer 
                               Programs (Issued 9/28/16) 
                                ORP document policies and procedures for YBS oversight activities, including: 
             Agreed‐Upon            A methodology for YBS comparison reporting that accounts for institution size 
           Action Number 1            and 
                                    A process to address deficiencies identified through YBS reporting and analysis. 

             Agreed‐Upon        ORP incorporate YBS oversight activities and processes in internal control planning and 
           Action Number 2      evaluation. 

             Agreed‐Upon        ORP develop a plan for addressing recommendations in the Agency’s YBS definitions 
           Action Number 3      review. 

             Agreed‐Upon        ORP complete an interpretation on YBS disclosure requirements in annual reports to 
           Action Number 5      shareholders. 

        


                              FCA’s Awards Program (Issued 2/23/17) 
                                Provide education to supervisors and managers on: 
                                    Criteria for awards and approval, including requirements that awards are not 
             Agreed‐Upon 
                                       based on performance of overall job responsibilities over a sustained period of 
           Action Number 1 
                                       time; and 
                                    Expectations for justifications in the awards database. 
                                 Modify the awards database to address the following: 
                                   •  Multiple approvals are not completed by the same employee and approvals are 
             Agreed‐Upon 
                                       not completed by the recipient or recommender; 
           Action Number 2 
                                   •  Controls over time‐off award amounts and limits in Agency policy; and 
                                   •  Approval routings are appropriate and reflect documented procedures.  
                                 Revise policies and procedures to reflect FCA’s current awards program, including: 
                                   •  Guidance for award amounts that are not based on tangible, monetary benefits 
                                       or are awarded as time‐off; 
                                   •  Appropriate uses for the Office of Agency Services‐entered function in the 
             Agreed‐Upon               awards database; 
           Action Number 3         •  Grossing up awards; 
                                   •  Award nomination, recommendation, and approval procedures; 
                                   •  Required reporting;  
                                   •  Time‐off for new parents; and 
                                   •  Types of awards. 
             Agreed‐Upon        Complete reimbursement of the award made to a Schedule C employee during the 
           Action Number 4      restricted presidential election period.  

        

        


                                        FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                            October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                        https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                           16 
                                                              
Other Reports
                                                              

       
       



      QUARTERLY SURVEY OF FARM CREDIT SYSTEM INSTITUTIONS 
      The OIG administers an ongoing survey of FCS institutions regarding the quality and consistency of the 
      Agency’s examination function, including the examiners’ performance. Without attribution, the OIG 
      issues a quarterly report, and, at the end of each fiscal year, a summary report on the survey results to 
      the Chief Examiner and the FCA Board. 

      The survey asks respondents to rate eight statements regarding examination activities, communications 
      and FCA regulations and guidance. Additionally, respondents have the opportunity to discuss the 
      aspects of the examination that were the most and least helpful to the FCS institution’s board and 
      management team. Each quarter there are a relatively small number of respondents. Over time, 
      however, analyses of response patterns enable sound conclusions as to the quality of the examiners and 
      the examination function. The consistent trend indicates the examination program and staff are well 
      regarded. 

             Fourth Quarter (July 1 – September 30, 2016) and Fiscal Year 2016 Summary 
              In October 2016, the OIG issued 13 surveys to FCS institutions for feedback on the examination 
              program and staff during the fourth quarter of FY 2016. Eleven FCS institutions responded. The 
              OIG issued a report, including a statistical summary of FY 2016 responses, in January 2017 to the 
              Chief Examiner and the FCA Board. 
               
             First Quarter Fiscal Year 2017 (October 1 – December 31, 2016)  
              In February 2017, the OIG issued 18 surveys to FCS institutions for feedback on the first quarter 
              of FY 2017. Seventeen institutions responded. The OIG provided a report in March 2017 to the 
              Chief Examiner and the FCA Board.  
       
      MANAGEMENT ADVISORY REPORTS 
      OIG Management Advisory Reports are designed to be a quick mechanism to offer the Agency head and 
      management suggestions on ways to strengthen Agency operations. During this reporting period, the 
      OIG issued a management advisory relating to contracting practices and FCA policy statements. 
       
       
       
       
       
       
       


                                         FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                             October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                         https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                            17 
                                                              
Other Reports
                                                              

       
       




      FCA OIG PEER REVIEW OF FEDERAL ELECTION COMMISSION OIG 
      The FCA OIG conducted a peer review of the Federal Election Commission (FEC) OIG’s audit program and 
      issued a final report on February 23, 2017. The review found that the FEC OIG has a system of quality 
      control that is designed to provide the FEC OIG with reasonable assurance that the organization and its 
      personnel comply with professional standards and applicable legal and regulatory requirements in all 
      material respects for the year ended September 30, 2016. Professional standards for audit organizations 
      are established by the Government Accountability office as well as the Council of Inspectors General for 
      Integrity and Efficiency.  

      The FEC OIG received an external peer review rating of “pass,” which is the highest rating possible in the 
      peer review process. An external peer review must be completed every three years, as required by the 
      Inspector General Act of 1978, as amended.   

      CHARGE CARD RISK ASSESSMENT AND SUBMISSIONS 
      The Government Charge Card Abuse Prevention Act of 2012 (Charge Card Act) requires the OIG of each 
      executive agency to conduct periodic assessments of charge card programs to analyze the risks of illegal, 
      improper, or erroneous purchases. As part of adherence to the Charge Card Act and the implementation 
      guidance, the OIG conducts an annual risk assessment of FCA’s charge card programs, including the 
      purchase and travel card programs and the centrally billed account utilized by FCA. The OIG completed 
      its annual risk assessment and issued the Charge Card Risk Assessment to the Agency in March 2017. We 
      determined that the overall risk of FCA’s Charge Card Programs was low based on the risk assessment. 

      The OIG also issued a letter to the Office of Management and Budget in January 2017 on the Agency’s 
      progress in implementing audit recommendations. All recommendations from our previous audits were 
      agreed upon by management and were subsequently closed. Therefore, there were no open 
      recommendations as of December 2016.  

      We will continue to conduct risk assessments and reviews as part of our audit and inspection functions. 

       

       

       

       

       



                                         FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                             October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                         https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                            18 
                                                              
Investigations
                                                               

        




           2                            5                              3                       18
                                                                                                       Hotline 
                 Investigations                Investigations                Investigations 
                                                                                                       complaints 
                 closed                        opened                        pending
                                                                                                       processed



       Investigations 
       This reporting period, the OIG opened five investigations and closed two investigations. The closed 
       investigations involved unsubstantiated allegations of time and attendance fraud, duty station 
       assignments, pay increases, and alleged preselection. The OIG had no reported allegations of whistleblower 
       retaliation, and the Agency cooperated in all OIG investigations, providing records in response to OIG 
       investigations in a timely manner. The OIG had no investigations involving senior Government employees in 
       which allegations of misconduct were substantiated and all closed investigations were reported through 
       summary briefings to the public. 
        

       Hotline 
       The OIG Hotline is available 24/7 to receive tips and complaints about fraud, waste, or abuse relating to 
       FCA programs and operations. The Hotline allows individuals to report their allegations to the OIG 
       directly and confidentially and is available through email, phone, fax, and mail. OIG evaluates all Hotline 
       complaints on multiple levels, examining jurisdictional issues, the nature of the allegation, and other 
       factors. The OIG also generally assesses availability of records, credibility, and other factors to determine 
       whether the case has criminal, civil, or administration violations that necessitate formal investigation. 
       OIG refers all borrower complaints to the FCA Office of Congressional and Public Affairs as required by 
       FCA policy and procedure, and follows up as appropriate. 

       During the reporting period, the OIG received 18 Hotline complaints, four of which involved borrowers. 
       One of the Hotline complaints was referred for investigation, and the remaining complaints were 
       reviewed, referred to the FCA office responsible for reviewing borrower complaints, or responded to 
       and/or administratively closed. Four of the complaints were closed because they involved matters 
       outside OIG’s jurisdiction and/or had already been sent to the appropriate agency.  

       OIG followed up on borrower complaints referred to the FCA Office of Congressional and Public Affairs, 
       and also to the Office of Examination to ensure responses were finalized and complaints resolved as 
       appropriate. OIG also continues to review and monitor its Hotline complaints for any trends or patterns 
       of allegations that may highlight an underlying issue or development that would merit closer OIG 
       attention through an audit, investigation, inspection, or evaluation. OIG’s development of its annual 
       audit plan is part of this monitoring process. 


                                          FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                              October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                          https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                             19 
                                                               
Legislative and Regulatory Reviews
                                                                

        
        




       This past reporting period, OIG continued to review existing and proposed legislation and regulations, 
       and commented or provided analysis as a member of the CIGIE Legislative Committee through the 
       Council of Counsels to the Inspectors General, and to the Agency. The OIG also continued to review 
       proposed and final regulations and Informational Memoranda issued by the Agency. During this 
       reporting period, we reviewed: 




           24         Legislative
                                         2       Proposed
                                                                       4                        2       Informational
                      Initiatives                                              Final Rules              Memoranda
                                                 Rules




       The following list includes the significant legislation, proposed rules, final rules, and informational 
       memorandum the OIG reviewed:  

       Legislation    
            1.    S. 742, Stop Wasteful Federal Bonuses Act of 2015 
            2.    S. 2715, National Security Whistleblower Protection Act of 2015 
            3.    S. 2714, Security Clearance Oversight and Accountability Act 
            4.    S. 2723, Congressional Whistleblower Protection Act of 2016 
            5.    S. 356, Electronic Communications Privacy Act Amendments Act of 2015 
            6.    H.R. 1557, Federal Employee Antidiscrimination Act of 2015 
            7.    S. 2012, Energy Policy Modernization Act of 2015 
            8.    S. 2837, Commerce, Justice, Science, and Related Agencies Appropriations Act of 2017 
            9.    S. 2577, Military Construction, Veterans Affairs, and Related Agencies Appropriations Act of 
                  2015 
            10.   H.R. 4361, Federal Information Systems Safeguards Act of 2016 
            11.   S. 337, FOIA Improvement Act of 2015 
            12.   S. 2968, OSC Reauthorization Act of 2016 
            13.   H.R. 4639, Thoroughly Investigating Retaliation Against Whistleblowers Act 
            14.   H.R. 4909, National Defense Authorization Act of FY 2017 
            15.   S. 1378, Bonuses for Cost‐Cutters Act of 2015 
            16.   H.R. 5709, Federal Records Modernization Act 
            17.   H.R. 5485, Financial Services and General Government Appropriations Act 
        


                                           FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                               October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                           https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                              20 
                                                                
Legislative and Regulatory Reviews
                                                              
        
        
        
        


            18.S. 795, Bill to Enhance Whistleblower Protection for Contractor and Grantee Employees  
            19.S. 2450, Administrative Leave Act 
            20.S. 2976, The DHS Accountability Act 
            21.H.R. 5922, Saving Federal Dollars Through Better Use of Government Purchase and Travel Cards 
               Act of 2016 
           22. H.R. 5839, The Public Online Information Act of 2016 
           23. H.R. 5795/S. 3259, Forensic Science and Standards Act of 2016 
           24. S. 3184, Back the Blue Act of 2016 
            
       Proposed Rules 
           1. Circular A‐108, Federal Agency Responsibilities for Review, Reporting, and Publication under the 
               Privacy Act, 81 F.R. 69663 (Oct. 7, 2016) 
           2. OMB Circular A‐123, Improper Payments Elimination and Recovery Act Reporting (Jan. 18, 2017)  
              
       Final Rules 
           1. Farm Credit Administration Organization Updates, 81 Fed. Reg. 69663 (Oct. 7, 2016) 
           2. Federal Agricultural Mortgage Corporation Governance; Standards of Conduct; Risk 
              Management; and Disclosure and Reporting, 81 F.R. 71356 (Oct. 17, 2016) 
           3. Releasing Information; Availability of Records of the Farm Credit Administration and FOIA Fees, 
              12 C.F.R. § 602 (Dec. 9, 2016) 
           4. Third Amended and Restated Market Access Agreement – Final Approval, 82 F.R. 5565 (Jan. 18, 
              2017) 
            
       Informational Memoranda and Bookletters
           1. Military Lending Act (Feb. 6, 2017) 
           2. National Oversight Plan for FY 2017 (Sep. 27, 2016) 
               

        

        

        

        

        



                                         FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                             October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                         https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                            21 
                                                              
Congressional Interaction
                                                               

        
        




       During this reporting period, the OIG also continued to provide Congress with information regarding 
       ongoing Agency and OIG activities through correspondence and letter reports. These letter reports and 
       correspondence responded to the Committees’ requests for information on various topics, including 
       mandatory OIG reporting requirements, OIG websites and hotlines, communication practices involving 
       misconduct investigations and administrative leave, nonpublic reports, IG Empowerment Act reporting 
       requirements, attempts to interfere with IG independence, information on open recommendations or 
       limitations placed on the OIG’s access to documents, information, and Agency employees, and 
       whistleblower retaliation allegations. The correspondence and reports were sent to recipients including 
       the following committees: 

              Senate Committee on Homeland Security and Governmental Affairs;  
              Senate Committee on the Judiciary; and, 
              House Committee on Oversight and Government Reform. 
        
       The OIG also participated extensively in CIGIE activities, including the CIGIE Legislative Committee, and 
       in various workgroups and training activities. Through its CIGIE activities, the OIG provided assistance 
       throughout the IG community on crosscutting issues involving legislative and executive changes, 
       including comments on the IG Empowerment Act legislation, including recommendations for revisions; 
       evaluation of mandatory reporting requirements, and recommendations regarding the impact of the 
       Administrative Leave Act. 
        

        

        

        

        

        

        

        

        

        

        


                                          FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                              October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                          https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                             22 
                                                               
Outreach
                                                               

       

                                                                                        

      Staff Participation in Activities within the IG Community 
      OIG staff members are encouraged to take part in organizations that contribute to the mission of the 
      Inspectors General community, as well as their individual professional development. Most staff members are 
      actively involved in one or more professional organizations, as well as activities within CIGIE. 

      The Inspector General is a member of CIGIE, which provides a forum for IGs from over 70 government 
      agencies to discuss government‐wide issues and shared concerns. Collectively, the members of CIGIE work 
      toward improving government programs and operations, work that involves, for example: comments on 
      proposed legislation; development of projects involving cross‐cutting issues; and training development. The IG 
      continues her leadership role on committees and workgroups, and also serves on the CIGIE Executive Council. 
      The CIGIE Executive Council assists the Chair in governance of the CIGIE and its members are limited to the 
      current and former CIGIE Chair and Vice Chair, the chair of each standing CIGIE committee. The IG also 
      continues to serve as a member of CIGIE’s Legislation Committee and participates as a member of CIGIE’s 
      Inspection and Evaluation Committee, and is the Chair of the Small IG group, a group of IGs who meet 
      quarterly and exchange ideas and practices, as necessary. This reporting period, the IG also served as a co‐
      Chair at the 2016 CIGIE Annual Awards Ceremony which recognized the outstanding efforts of IG employees 
      government‐wide. 

      The Deputy IG continues her leadership role in the Council of Counsels of IGs (CCIG) as one of two Vice Chairs 
      to the CCIG for 2015‐2016. The Deputy IG also participated this reporting period in CIGIE working groups and 
      provided recommended changes to guidance being developed relating to IG Empowerment Act reporting 
      requirements. She also coordinated a speakers bureau for the CCIG and frequently assists other OIG offices on 
      issues raised through interagency meetings and through the CCIG’s listserv. The Deputy IG is further involved 
      in the CIGIE Records Administrators Group and attends quarterly meetings for CIGIE groups including the 
      Assistant Inspectors General for Investigations, OIG FOIA Working Group, Deputy IGs, and the Small OIGs CCIG 
      Working Group. 

      The OIG Senior IT Auditor and Senior Auditors participate in cross‐cutting audit projects and attend FAEC 
      meetings and conferences. The IT Auditor attends local ISACA meetings and is involved in the IT Subcommittee 
      of the FAEC. One Senior Auditor is also a member of the CIGIE Roundtable on Inspections and Evaluations and 
      is an Adjunct Instructor for CIGIE’s Training Institute. OIG employees are also active in Agency workgroups and 
      task forces, including Special Emphasis groups such as the Asian Americans and Pacific Islander at FCA; PRIDE 
      at FCA; and Federal Women’s Program. 

       

       


                                          FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                              October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                          https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                             23 
                                                               
Outreach
                                                             

       

       

      Organizational Briefings and Notifications 
      The OIG has distributed posters identifying Hotline and contact information and continues to develop its 
      Fraud Awareness program to provide training and guidance to FCA employees on reporting 
      responsibilities, fraud indicators, methods of reporting, and protections provided to whistleblowers 
      under Federal law and policy. OIG also prepared articles for the Agency’s newsletter that addressed 
      insider threats, whistleblower protections under the Whistleblower Protection Enhancement Act, and 
      articles for International Fraud Awareness Week that further highlighted fraud awareness.  

      The OIG has provided notification and briefings to the Agency on other reporting requirements and 
      mandates, including policy and training requirements for Controlled Unclassified Information, 
      administrative leave, and electronic email record retention requirements and deadlines. 
       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       



                                        FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                            October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                        https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                           24 
                                                             
OIG Staff
                                                                   
        

        


       Staff Development 
       OIG employees continually seek ways to improve skills and become knowledgeable in the initiatives of the 
       community of Inspectors General. Audit and legal staff must meet continuing education requirements. 
       Development plans are used to identify long and short‐term career goals along with specific training and 
       developmental needs. These plans are geared toward enhancing individual skills in the performance of official 
       duties, cross training, succession planning and meeting the criteria needed to achieve OIG performance goals 
       and objectives. 

       The OIG also continues to certify its compliance with the Office of Special Counsel’s 2302(c) Certification of 
       Whistleblower Notifications by providing its staff with the requisite notice and training on prohibited 
       personnel practices and whistleblower protections. In 2014, the OIG’s was one of the first OIG’s to complete 
       the OSC 2302(c) certification process, and the FCA OIG continued its certification status this reporting period. 

       The following organizational chart shows the OIG as of March 31, 2017: 




                                                            Inspector General
                                                              Elizabeth Dean



             Deputy IG and       Senior Information 
                                                              Senior Auditor           Senior Auditor       Management/ 
             Counsel to the      Technology Auditor                                                        Program Analyst          
           Inspector General                                   Sonya Cerne                 Tori Kaufman
                                    Tammy Rapp                                                                 Ava Bell
              Kathy Gallo




                                           




                                              FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                                  October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                              https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                                 25 
                                                                   
Annex
                                                                  

         

         


        This annex is provided in accordance with the National Defense Authorization Act for FY 2008.   

        This referenced statute requires all Inspectors General appointed under the IG Act to include an annex to their 
        semiannual reports as follows: 

             1) listing all contract audit reports issued during the reporting period containing significant audit 
                findings;  

             2) briefly describing the significant audit findings in the report; and  

             3) specifying the amounts of costs identified in the report as unsupported, questioned, or disallowed.   

        Significant audit findings are defined as unsupported, questioned, or disallowed costs in excess of 
        $10,000,000, or other findings that the Inspector General determines to be significant. It defines contracts as a 
        contract, an order placed under a task or delivery order contract, or a subcontract. 

        No contract audit reports meeting these criteria were issued on behalf of the OIG during this reporting 
        period. 

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         



                                             FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                                 October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                             https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                                26 
                                                                  
Appendix A
       
                                                            
       

       


      Index of Reporting Requirements 
          SECTION                                          TITLE                          Page 
          4(a)(2)         Review of legislation and regulations                           20‐21 
          5(a)(1)         Significant problems, abuses, and deficiencies                  None 
          5(a)(2)         Recommendations for corrective action                           10‐12 
          5(a)(3)         Prior recommendations not yet implemented                       14‐16 
          5(a)(4)         Matters referred to prosecutive authorities                     None 
          5(a)(5)         Information unreasonably refused or not provided                None 
          5(a)(6)         List of reports issued                                           28 
          5(a)(7)         Summaries of significant reports                                8‐12 
          5(a)(8)         Management decisions with questioned costs                       29 
                          Management decisions on recommendations that funds be put 
          5(a)(9)                                                                          30 
                          to better use 
          5(a)(10)(A)     Audit reports for which no management decision made             None 
          5(a)(10)(B)     Audit reports with comments not received within 60 days         None 
          5(a)(10)(C)     Audit reports with unimplemented recommendations                15‐16 
          5(a)(11)        Significant revised management decisions                        None 
                          Significant management decisions with which the Inspector 
          5(a)(12)                                                                        None 
                          General disagreed 
          5(a)(13)        Compliance of Agency financial management system                  9 
          5(a)(14)(15)    Peer reviews conducted of this OIG                               31 
          5(a)(16)        Peer reviews conducted by this OIG                               32 
          5(a)(17)        Statistical tables for investigations and referrals              33 
                          Investigations of Senior Government employee with 
          5(a)(19)                                                                        None 
                          substantiated misconduct 
          5(a)(20)        Instances of whistleblower retaliation                          None 
          5(a)(21)        Instances of attempts to interfere with IG independence         None 
          5(a)(22)(A)     Closed audits not disclosed to the public                       None 
          5(a)(22)(B)     Closed investigations involving a senior Government employee    None 
                          National Defense Authorization Act of FY 2008 Citation and 
          845                                                                              26 
                          Requirement  
       

       

                                       FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                           October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                       https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                          27 
                                                            
Appendix B
                                                                

       

       

       


                               Audit, Inspection, and Evaluation Reports Issued 

                                                                                 Recommendations 
                                      Number of Agreed Upon 
                  Report                                      Questioned Costs  That Funds Be Put to 
                                     Actions/Recommendations 
                                                                                     Better Use 


          FCA’s Financial 
                                                     0                           $ 0     $ 0 
          Statement FY 2016 


          FCA’s Compliance with 
                                                     0                           $ 0     $ 0 
          FISMA 2016 


          FCA’s Travel Card 
                                                     2                           $ 0     $ 0 
          Program 



          FCA’s Award Program                        4                           $ 0     $ 0 




          FCA’s Purchase Card 
                                                     2                           $ 0     $ 0 
          Program 



                   Total                             8                           $ 0     $ 0 




                                        




                                           FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                               October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                           https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                              28 
                                                                
Appendix C
                                                                      

          

          

          


                                             Reports with Questioned Costs 


                                                                         Number                   Dollar Value 
      
                                                                                            Questioned    Unsupported 
                                                            Reports      Recommendations 
                                                                                              Costs          Costs 

    A.  For which no management decision has 
       been made by the commencement of the                     0                   0          $ 0            $ 0 
       reporting period. 

    B. Which were issued during the reporting 
                                                                0                   0          $ 0            $ 0 
       period. 

    Subtotals (A+B)                                             0                   0          $ 0            $ 0 

    C.  For which a management decision was 
                                                                0                   0          $ 0            $ 0 
        made during the reporting period. 

         (i)   dollar value of disallowed costs                 0                   0          $ 0            $ 0 

         (ii)  dollar value of costs not disallowed             0                   0          $ 0            $ 0 

    D. For which no management decision has 
       been made by the end of the reporting                    0                   0          $ 0            $ 0 
       period. 

    E.  For which no management decision was 
                                                                0                   0          $ 0            $ 0 
        made within six months of issuance. 




                                               FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                                   October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                               https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                                  29 
                                                                      
Appendix D
                                                                   

       

       

       

       



                                 Reports with Recommendations that Funds  
                                            Be Put to Better Use 


                                                                      Number of     Number of       Dollar 
                                                                       Reports   Recommendations    Value 

          A.  For which no management decision has been  
               made by the commencement of the reporting                    0              0         $ 0 
               period.  

          B.  Which were issued during the reporting 
                                                                            0              0         $ 0 
            period. 

          Subtotals (A+B)                                                   0              0         $ 0 

          C.  For which a management decision was made 
                                                                            0              0         $ 0 
               during the reporting period. 

               (i)   dollar value of recommendations that 
                                                                            0              0         $ 0 
                    were agreed to by management 

                    ‐ based on proposed management action                   0              0         $ 0 

                    ‐ based on proposed legislative action                  0              0         $ 0 

              (ii)  dollar value of recommendations that 
                                                                            0              0         $ 0 
                    were not agreed to by management 

          D.  For which no management decision has been 
                                                                            0              0         $ 0 
               made by the end of the reporting period. 

          E.  For which no management decision was  
                                                                            0              0         $ 0 
               made within six months of issuance. 

                                           


                                              FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                                  October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                              https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                                 30 
                                                                   
Appendix E
                                                               

       

       




                                   Peer Reviews Conducted of this Office  

                                                                                       Function    Peer Review 
                  Peer Review Performed By                   Date of Report  
                                                                                       Reviewed      Rating 


          Federal Labor Relations Authority OIG              August 2, 2016             Audit         Pass 



          Architect of the Capitol OIG                        June 26, 2013             Audit         Pass 


          U.S. Commodity Futures Trading 
                                                            February 4, 2011            Audit         Pass 
          Commission OIG 




       

       

       

       

       

       

       

       

       

       



                                          FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                              October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                          https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                             31 
                                                               
Appendix F
                                                                 

       

       

       



                                  Peer Reviews Conducted by this Office  

                                                                                         Function    Peer Review 
                       Peer Review Of                         Date of Report  
                                                                                         Reviewed      Rating 


          Federal Election Commission    
                                                            February 15, 2017             Audit         Pass 
          Office of Inspector General 


          U.S. International Trade Commission   
                                                             January 16, 2013             Audit         Pass 
          Office of Inspector General 


          Consumer Product Safety Commission  
                                                               May 23, 2011               Audit         Pass 
          Office of Inspector General 



       

       

       

       

       

       

       

       

       

       



                                            FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                                October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                            https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                               32 
                                                                 
Appendix G
                                                               

       

       




              Investigative Reports, Referrals, Indictments and Criminal Information  


          A. Total number of investigative reports issued during the reporting 
                                                                                       2 
             period 


          B. Total number of persons referred to the Department of Justice for 
                                                                                       0 
             criminal prosecution during the reporting period 


          C. Total number of persons referred to State and local prosecuting 
                                                                                       0 
             authorities for criminal prosecution during the reporting period 


          D. Total number of indictments and criminal informations during the 
             reporting period that resulted from any prior referral to                 0 
             prosecuting authorities 


          E. Description of the metrics used for developing the data in this 
             statistical table: The FCA OIG has included the above‐referenced 
             statistics for the entire reporting period from October 2016 through 
                                                                                       0 
             March 2017 in these statistics. Investigative reports included in this 
             table are all those for which a Report of Investigation was issued 
             during the reporting time period. 

       

       

       

       

       

       

       

                                          FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                              October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                          https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                             33 
                                                               
Appendix H
                                  

       

       

             FCA ORGANIZATIONAL CHART 




                                                           
       



             FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                 October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
             https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                34 
                                  
Appendix I
                                                          
       




                                            Glossary of Terms
                
             Agency            –  Farm Credit Administration 
             CIGIE             –  Council of the Inspectors General on Integrity and Efficiency 
             FAEC              –  Federal Audit Executive Council 
             Farm Credit Act   –  Farm Credit Act of 1971, as amended 
             Farmer Mac        –  Federal Agricultural Mortgage Corporation 
             FCA               –  Farm Credit Administration 
             FCS               –  Farm Credit System 
             FISMA             –  Federal Information Security Modernization Act 
             FY                –  Fiscal Year 
             H.R.              –  House of Representatives 
             IG                –  Inspector General 
             IG Act            –  Inspector General Act of 1978, as amended 
             IT                –  Information Technology 
             NIST              –  National Institute of Standards and Technology 
             OAS               –  Office of Agency Services 
             OE                –  Office of Examination 
             OIG               –  Office of Inspector General 
             OIT               –  Office of Information Technology 
             OMB               –  Office of Management and Budget 
             PPM               –  Policies and Procedures 
             Pub. L.           –  Public Law 
             S.                –  Senate 
             System            –  Farm Credit System 
             YBS               –  Young, Beginning, and Small Farmers and Ranchers  
       

       

                                     FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                         October 1, 2016 ─ March 31, 2017  
                                     https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                        35 
                                                          
           R E P O R T  
                                  

    Fraud    |    Waste    |    Abuse    |    Mismanagement 
 




                                                 
                                  


            FARM CREDIT ADMINISTRATION
 
            OFFICE OF INSPECTOR GENERAL
 
                                  




         Phone:  Toll Free (800) 437‐7322; (703) 883‐4316
 
                                        
                        Fax:  (703) 883‐4059
 
                                        
                  E‐mail:  fca‐ig‐hotline@rcn.com 
                                        
                Mail:  Farm Credit Administration
 
                    Office of Inspector General
 
                       1501 Farm Credit Drive
 
                      McLean, VA  22102‐5090