oversight

Semiannual Report September 30, 2017

Published by the Farm Credit Administration, Office of Inspector General on 2017-09-30.

Below is a raw (and likely hideous) rendition of the original report. (PDF)

 

 

             

 

 

     




         
 

     




         
 

                                                                   Table of Contents 

Message from the Inspector General ........................................................................................................... 1 
Background ................................................................................................................................................... 2 
Strategic Goals .............................................................................................................................................. 4 
New Strategic Plan ........................................................................................................................................ 7 
Audits, Inspections, and Evaluations ............................................................................................................ 8 
    REPORTS ISSUED ....................................................................................................................................... 8 
    IN PROCESS ............................................................................................................................................. 11 
    STATUS OF AGREED‐UPON ACTIONS AND RECOMMENDATIONS .......................................................... 12 
    OPEN AGREED‐UPON ACTIONS ............................................................................................................... 13 
Other Reports ............................................................................................................................................. 15 
    Quarterly Survey of Farm Credit System Institutions ............................................................................. 15 
Investigations .............................................................................................................................................. 16 
Legislative and Regulatory Reviews ............................................................................................................ 17 
Reporting and Outreach ............................................................................................................................. 19 
OIG Staff ...................................................................................................................................................... 20 
Annex .......................................................................................................................................................... 21 
Appendix A .................................................................................................................................................. 22 
Appendix B .................................................................................................................................................. 23 
Appendix C .................................................................................................................................................. 24 
Appendix D .................................................................................................................................................. 25 
Appendix E .................................................................................................................................................. 26 
Appendix F .................................................................................................................................................. 27 
Appendix G .................................................................................................................................................. 28 
Appendix H .................................................................................................................................................. 29 
Appendix I ................................................................................................................................................... 30 
 

 




                                                                                  
 




     
Message from the Inspector General
                                                            

     




        As the newly appointed Inspector General (IG), I am pleased to submit this Semiannual Report to 
        the Congress. This report summarizes the activities and accomplishments of the Farm Credit 
        Administration’s (FCA’s or Agency’s) Office of Inspector General (OIG) for the period from April 1, 
        2017 through September 30, 2017.  

        For most of this reporting period, the OIG was ably led by the Agency’s former IG, Elizabeth (Liz) 
        Dean, who had been part of the OIG at FCA since its creation in 1989. Liz first served as counsel to 
        the FCA IG, then as deputy, and finally as IG where she helped shape and carry out the OIG’s 
        mission “to be an agent of positive change.” Liz not only had a positive impact on our office, but 
        she also made significant contributions to the larger IG community, serving as the at‐large 
        member to the Council of Inspectors General on Integrity and Efficiency (CIGIE) Executive Council, 
        as a member of the CIGIE Committees on Legislation and Inspection and Evaluation, and as chair 
        of the Small Agency working group. I thank Liz for her exceptional career and service to FCA and 
        the IG community.  

        During this reporting period, the OIG focused on Agency spending, security, and quality 
        assurance by completing an audit of FCA’s contracting activities, the first of five planned 
        inspections on physical security in our Denver field office, and an internal review of all our office 
        policies and procedures. As an additional internal control measure, and for the first time, the OIG 
        employed an outside contractor to perform the annual evaluation of the Agency’s compliance 
        with the Federal Information Security Modernization Act (FISMA) rather than using our own 
        auditors. 

        With my arrival, we looked ahead to developing new mission and vision statements, and new 
        values, goals, and action items. We developed the strategic and auditing plans, as well as our 
        budget, for FYs 2018‐2019. 

        I thank the exceptional OIG staff for their dedication to providing timely, accurate, objective, 
        and impactful products. I also thank FCA management for their continued cooperation and 
        engagement with our office. Finally, I look forward to creating strong  
        working relationships with the larger IG community, which has already  
        been a welcoming and invaluable resource, and to creating strong  
        reporting relationships with our congressional oversight committees. 



                                         
        Wendy R. Laguarda 
        Inspector General 



                                                          1 
     
Background
                                                              
     
     


    FARM CREDIT ADMINISTRATION 
    The Farm Credit Administration (FCA or Agency) is an independent federal agency of the United States 
    government responsible for the regulation and examination of Farm Credit System (FCS or System) institutions 
    chartered under the Farm Credit Act of 1971, as amended (Farm Credit Act).   

    As a non‐appropriated agency, FCA funds its expenses primarily by assessing the FCS institutions. For fiscal 
    year (FY) 2017, FCA’s operating budget was $68,600,000.   

    At the end of the prior semiannual reporting period, the Agency had 310 employees. As of the end of 
    this reporting period, FCA has 299 employees, about half of whom are examiners located in the Agency’s 
    five field offices as shown below. 


                                                                  Bloomington, MN



                                        Denver, CO
        Sacramento, CA
                                                                                           Headquarters McLean, VA




                                                             Dallas, TX

                                                                                                  

    FARM CREDIT SYSTEM 
    The System is a government‐sponsored enterprise comprised of 3 Farm Credit Banks, 1 Agricultural Credit 
    Bank, and 69 associations that primarily makes loans to agriculture in all 50 states and Puerto Rico. The System 
    raises funds by selling securities in the national and international money markets through its special purpose 
    entity, the Federal Farm Credit Banks Funding Corporation. These securities are not guaranteed by the U.S. 
    government.  

    The Federal Agricultural Mortgage Corporation (Farmer Mac), also a part of the System, is chartered by the 
    federal government to provide a secondary market for agricultural mortgage loans. Farmer Mac is publicly 
    traded and issues its own debt securities. Additionally, there are five active service corporations that 
    provide services to FCS entities and eligible borrowers. 

     

                                         FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                             April 1, 2017—September 30, 2017 
                                         https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                             2 
                                                              
Background
                                                              
     

     

    OFFICE OF INSPECTOR GENERAL 
    The mission of the Office of Inspector General (OIG) is as follows: 

                         The OIG’s independent eyes, ears, and voice 
                        serve to protect, inform, and advance Agency 
                                  programs and operations. 
    The Inspector General Act of 1978, as amended, established the FCA OIG in 1989. The Inspector General is 
    appointed by the FCA Board without regard to political affiliation and solely based on integrity and 
    demonstrated ability in accounting, auditing, financial analysis, management analysis, investigations, 
    law, or public administration. 

    While the OIG is under the general supervision of the FCA Board, it operates with independent personnel, 
    contracting, and budget authority. The Inspector General reports both to the FCA Board and to Congress.   

    The three major components for this reporting period included audits, inspections, and evaluations of 
    programs and operations; investigations; and outreach.  

     




                                        Office of Inspector General




               Audits, 
          Inspections, and                        Investigations                         Outreach 
             Evaluations
                                                                                                                  


                                         FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                             April 1, 2017—September 30, 2017 
                                         https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                             3 
                                                              
Strategic Goals
                                                               
      

      

     To accomplish our mission, the OIG has three strategic goals in place that are aligned to FCA’s mission, 
     programs, and activities (see the OIG’s Strategic and Operating Performance Plan for additional information). 
     The following summarizes our strategic goals and related outcomes during this reporting period. As of October 
     1, 2017, we have implemented a new strategic plan outlined on page 7. 

      
             Strategic Goal 1: 
                                
             Audit, inspect, and evaluate the Agency’s programs and operations 
             to assist the Agency in fulfilling its oversight mission more efficiently 
             and effectively.    
             During this reporting period, we issued one audit report and one inspection report, with 
             four reviews still in process. Based on our work, OIG made 12 recommendations and 
             Agency management agreed with all the recommendations. The in‐process reviews 
             include our contracted work with Harper, Rains, Knight & Company, P.A. (to perform the 
             audit of FCA’s financial statements for FY 2017), and with Brown & Company (to perform 
             the evaluation of FCA’s compliance with the FISMA). 

             Communication with Agency stakeholders is another key aspect of the OIG’s oversight. 
             During our reviews, we continually meet with Agency officials to keep them informed of 
             results and areas for improvements. The Inspector General also regularly meets with FCA 
             Board members to discuss work products and Agency priorities. 

             The OIG is continuously working to ensure compliance with standards, improve internal 
             processes, and advance professional competencies. During this period, we performed an 
             internal quality assurance review of our audit, inspection, and evaluation functions. This 
             review did not identify any significant weaknesses. We continue to prioritize staff training 
             to meet requirements for professional education and gain new skills. 

                                       




                                          FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                              April 1, 2017—September 30, 2017 
                                          https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                              4 
                                                               
Strategic Goals 
                                                         
      

      
      

         Strategic Goal 2: 
                            
         Investigate alleged wrongdoing to prevent and detect fraud, abuse, 
         and mismanagement in Agency programs and operations and to 
         address congressional, public, and employee concerns.   
         The deputy and counsel to the IG is also the investigator for the office. During this 
         reporting period, the OIG opened one investigation and closed four, including the one 
         opened during the reporting period. As of the end of the reporting period, the OIG had 
         no pending investigations. We also received 15 complaints via the OIG Hotline during this 
         reporting period. 
         The OIG Hotline is available 24/7 to receive tips and complaints about fraud, waste, or abuse 
         relating to FCA programs and operations. The Hotline enables individuals to report their 
         allegations to the OIG directly and confidentially and is available through email, phone, fax, and 
         mail. OIG evaluates all Hotline complaints on multiple levels, examining jurisdictional issues, the 
         nature of the allegation, and other factors. The OIG also assesses availability of records, 
         credibility, and other factors to determine whether the complaint includes allegations of 
         criminal, civil, or administrative violations that necessitate formal investigation. OIG refers all 
         borrower complaints to the FCA Office of Congressional and Public Affairs, as required by FCA 
         policy and procedure, and follows up as appropriate. 
         The OIG participates in the Agency’s training of new employees to inform employees about the 
         role of the OIG, the OIG’s Hotline, and the responsibility to report fraud, waste, and abuse 
         relating to Agency programs and operations. The OIG distributes posters identifying Hotline and 
         contact information, as well as Office of Special Counsel notifications, and continues to develop 
         its Fraud Awareness Program to provide training and guidance to FCA employees on reporting 
         responsibilities, fraud indicators, methods of reporting, and whistleblower protections. The OIG 
         follows the CIGIE Quality Standards for Investigations as guidance for all its investigative activity. 

                                            




                                    FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                        April 1, 2017—September 30, 2017 
                                    https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                        5 
                                                         
Strategic Goals
                                                         

      

      
      
      




         Strategic Goal 3: 
                            
         Review and make recommendations regarding existing and proposed 
         legislation and regulations and provide other outreach to support the 
         Agency’s oversight mission and the Inspector General community on 
         government‐wide issues. 
          
         During this reporting period, we reviewed 26 items, including 19 legislative initiatives, 1 
         proposed rule, 1 agency policy, and 5 informational memoranda. We addressed various 
         issues, including the following:  
                Reporting security incidents and business continuity events to FCA 
                Office of Special Counsel access to records 
                Use of analytics in government purchase and travel card investigations 
                Enhanced whistleblower protections for federal employees 
                Restrictions on access to medical records of federal employees 
                Prohibitions against awards for employees subject to misconduct determination 
         Almost all OIG products are posted on our public website to ensure timely and effective 
         communication, and transparency. The IG and OIG staff continued to participate in the IG 
         community by participating and holding numerous positions in CIGIE committees and 
         workgroups.  
          

          

          

          

          

          




                                    FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                        April 1, 2017—September 30, 2017 
                                    https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                        6 
                                                         
New Strategic Plan
                                                                     




     Beginning October 1, 2017, the OIG implemented a new strategic plan with a revised mission, vision, values, 
     goals, and actions. 

                                           Our Mission 
          The OIG’s independent eyes, ears, and voice serve to protect, inform, and 
                          advance Agency programs and operations. 
                                                   
                                            Our Vision 
                                         Harvesting Change 
                                                   
                                            Our Values 
                      Relevant, Respectful, Trustworthy, and Objective 
                                                   
                                            Our Goals 
                        1.  Detect and Deter Fraud, Waste, and Abuse 
                       2.  Investigate and Protect Against Wrongdoing 
                                 3.  Promote Quality and Value 
                                     4.  Advance FCA’s Future 
                                                                     


             GOAL 1                         GOAL 2                        GOAL 3                      GOAL 4

            Perform risk‐based                                           Create benchmarks          Recruit, retain, and 
            audits, inspections,          Guard confidentiality         for improved Agency         empower a diverse 
             and evaluations                                              decision making               workforce




          Reinforce the OIG as a          Produce timely, clear,         Ensure the OIG and     
                                                                                                    Promote leadership,   
          safe zone for reporting          focused, and factual          FCA are models for    
                                                                                                    vision, and expertise
         fraud, waste, and abuse         reports of investigation         good government



              Listen to and   
                                                                        Produce OIG products    
          understand the needs,           Provide outreach on  
                                                                           that are timely,   
             challenges, and             how to prevent fraud,                                      Leverage technology
                                                                        relevant, reasonable,  
             interests of our              waste, and abuse 
                                                                             and helpful
              stakeholders



                                              FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                                  April 1, 2017—September 30, 2017 
                                              https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                                  7 
                                                                     
Audits, Inspections, and Evaluations
                                                              



      
     REPORTS ISSUED 
     This reporting period, the OIG continued to provide FCA with high‐quality products. We issued one audit 
     report and one inspection report, with a total of 12 agreed‐upon actions with FCA management. We also have 
     four reviews in progress. Additionally, the OIG issued 24 surveys to FCS institutions and two reports on the 
     survey results to the Chief Examiner and FCA Board. The reports summarize survey results and stakeholder 
     opinions on the quality and issues involved in the examination function.  



                   2         Audit,
                                                12                                    4
                                                                 Agreed-Upon
                             Inspection &
                                                                 Actions                   In-Process
                             Evaluation
                                                                 Initiated
                             Reports




                                  24          Surveys
                                              Issued to
                                                                       2         Survey
                                              FCS                                Reports
                                              Institutions

                                                              

     The OIG conducts all audits in accordance with Government Auditing Standards issued by the Comptroller 
     General of the United States for audits of federal organizations, programs, activities, and functions. We 
     conduct inspections and evaluations in accordance with the CIGIE Quality Standards for Inspection and 
     Evaluation.  

     Copies of most OIG reports are available on our website at www.fca.gov/home/inspector.html, by contacting 
     the OIG at (703) 883‐4030, or by email at ig_information@fca.gov. We offer a free subscription service that 
     provides automatic notification by email when a new report or other information is posted to the OIG website. 
     Go to http://apps.fca.gov/subscribeOIG/, provide your email, and click to join the list. Finally, we are also 
     posting all our public reports and information on the newly‐launched IG website known as Oversight.gov. 

      

      

      

      

      

                                         FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                             April 1, 2017—September 30, 2017 
                                         https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                             8 
                                                              
Audits, Inspections, and Evaluations
                                                            

      
      




     FCA’s Contracting Activities  
     To fulfill its mission requirements, the Agency executes and administers contracts to meet its needs. As 
     a non‐appropriated Agency, FCA is not subject to the Office of Federal Procurement Policy Act or the 
     Federal Acquisition Regulation. The objective of this audit was to determine whether FCA’s contracting 
     process is effectively administered. We found the process is effectively administered, but needs some 
     improvements. 
     Our review identified examples where the Agency had not followed contracting procedures. Other 
     contracts in our sample included errors in contract documentation or unspecified payment terms. We 
     noted contract clauses that were outdated, incomplete or missing. There was an inconsistent approach 
     to how the contractor onboarding process was initiated, documented, and updated. We also noted 
     various examples in our sample of missing documentation from the official contract files. The Agency 
     needed to revise aspects of the contracting process, including conflict of interest declarations and 
     accessibility and legal reviews.  
      
     To improve contract administration, the Office of Agency Services (OAS) agreed to: 
         1. Develop a plan with milestones to ensure contract file documentation is complete. Where 
             feasible, OAS will include automation options. 
         2. Provide all FCA CORs with a handbook or other educational/reference materials on 
             documentation requirements, invoice reviews, and overall responsibilities. 
         3. Revise the contract file content checklist to include a comprehensive checklist of steps from 
             solicitation to closeout in contract files. 
         4. Coordinate with the Office of General Counsel to develop contract language requiring 
             contractors to identify potential conflicts of interest throughout the performance of the 
             contract, especially considering FCA’s regulatory mission. 
         5. Revise the contractor onboarding process to ensure required forms are obtained and placed in 
             the contract files. 
         6. Update PPM 812, PPM 840, Office Directives, and the Contracts Desk Manual to include the 
             following topics: 
                  a. Contract closeout, 
                  b. Conflict of interest statement requirements, 
                  c. Legal reviews, 
                  d. Contractor onboarding, 
                  e. COR appointment threshold, 
                  f. Section 508 compliance, 
                  g. Standard contract clauses, and 
                  h. Budget reporting process for contracts. 
         7. Develop a listing of standard contract clauses for FCA procurements and implement a policy to 
             ensure this repository is up to date. 
              
         The final report, FCA’s Contracting Activities, was issued on May 22, 2017.                              


                                       FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                           April 1, 2017—September 30, 2017 
                                       https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                           9 
                                                            
Audits, Inspections, and Evaluations
                                                             




     Physical Security Inspection – Denver Field Office 
     Physical security controls safeguard FCA employees and assets. Physical security is unique in different 
     locations and buildings and the strongest controls cannot eliminate security risks. However, strong 
     controls and preparedness can improve overall security. For this inspection, we reviewed the Denver 
     field office. Our review focused on controls related to access, computers and other equipment, 
     emergency preparedness, and personnel records. 

     We found controls were in place and generally effective. However, we identified opportunities to 
     further improve physical security in the Denver field office. Our report included five agreed‐upon actions 
     for Agency management. This report contains sensitive information about FCA and potential 
     vulnerabilities. Therefore, we did not release this report publicly. 

     The final report, Physical Security in the FCA’s Denver Field Office, was issued on September 29, 2017. 

      

      

      

      

      




      




                                        FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                            April 1, 2017—September 30, 2017 
                                        https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                           10 
                                                             
Audits, Inspections, and Evaluations
                                                             
      

      

     IN PROCESS 

     Audit of FCA’s Financial Statements for FY 2017 

     The Accountability of Tax Dollars Act of 2002 requires FCA and certain other agencies to submit to 
     Congress and Office of Management and Budget (OMB) audited financial statements each fiscal year. In 
     continuing to assist the Agency in meeting these requirements, the OIG contracted with Harper, Rains, 
     Knight & Company, P.A. to perform the audit of FCA’s financial statements again for FY 2017. The audit 
     remained ongoing at the end of this reporting period.  

     Federal Information Security Modernization Act 

     The OIG contracted with Brown & Company to perform the independent evaluation of FCA’s compliance 
     with FISMA for FY 2017. Key criteria used to perform this evaluation include guidelines established by 
     OMB, the Department of Homeland Security, and the National Institute of Standards and Technology.  

     Audit of the Office of Secondary Market Oversight 

     Farmer Mac is a government‐sponsored enterprise with the mission of providing a secondary market for 
     agricultural real estate mortgage loans, rural housing mortgage loans, and rural utility cooperative loans. 
     Farmer Mac is regulated, examined, and supervised by FCA through the Office of Secondary Market 
     Oversight (OSMO). The Farm Credit Act, as amended, includes OSMO requirements for staffing and a 
     direct reporting relationship to the FCA Board. The objective of this audit is to assess the staffing 
     arrangements and reporting process for OSMO. 

     Inspection of FCA’s Travel Compensation and Incentives 

     FCA pays travel compensation to employees who travel on official business for the Agency in the 
     amount of $50 per night for every night on eligible travel, if an employee travels more than 50 nights in 
     a calendar year. Compensation under the program is based on the number of eligible nights on official 
     duty travel status during a calendar year. The objective of this inspection is to determine whether the 
     Agency is effectively and efficiently administering the travel compensation program and other travel 
     incentives. 

      

      

      



                                        FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                            April 1, 2017—September 30, 2017 
                                        https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                           11 
                                                             
Audits, Inspections, and Evaluations
                                                                      

          

         STATUS OF AGREED‐UPON ACTIONS AND RECOMMENDATIONS 

         The Agency issued two reports during this reporting period with 12 agreed‐upon actions. In addition, at 
         the beginning of the period, 14 carry‐over actions were still open. As of September 30, 2017, 13 agreed‐
         upon actions remained open.  
          


                               Audit, Inspection, and Evaluation Agreed‐Upon Actions 
                                                        Carryover                             Final Management 
                                                                         New During this                              Open on 
                   Report              Issued           from Prior                            Actions During this 
                                                                         6‐Month Period                              9/30/2017 
                                                      6‐Month Period                            6‐Month Period 

             FCA’s Commissioning 
                                      3/31/2015              1                  0                      1                 0 
                   Program 



              FCA’s Risk Project      3/31/2016              4                  0                      4                 0 


               FCA’s Position 
             Management and Job       9/23/2016              1                  0                      0                 1 
             Evaluation Program 


    FCA’s Oversight of Young, 
      Beginning, and Small            9/28/2016              4                  0                      0                 4 
        Farmer Programs 



         FCA’s Awards Program         2/23/2017              4                  0                      3                 1 




              FCA’s Contracting 
                                      5/22/2017              0                  7                      5                 2 
                  Activities 



        Physical Security in FCA’s 
                                      9/29/2017              0                  5                      0                 5 
          Denver Field Office 


                       
                    Total                                   14                  12                    13                13 
     



                                                 FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                                     April 1, 2017—September 30, 2017 
                                                 https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                                    12 
                                                                      
Audits, Inspections, and Evaluations
                                                              

      

      


     OPEN AGREED‐UPON ACTIONS 
      
     The following charts show open agreed‐upon actions for issued reports as of September 30, 2017. 


                FCA’s Position Management and Job Evaluation Program 
                                  (Issued 9/23/16) 
             Agreed‐Upon 
                                Document the promotion process at the EMT phase of the OE career ladder. 
           Action Number 5 

      


                  FCA’s Oversight of Young, Beginning, and Small Farmer 
                               Programs (Issued 9/28/16) 
                                ORP document policies and procedures for YBS oversight activities, including: 
             Agreed‐Upon            A methodology for YBS comparison reporting that accounts for institution size 
           Action Number 1            and 
                                    A process to address deficiencies identified through YBS reporting and analysis. 

             Agreed‐Upon        ORP incorporate YBS oversight activities and processes in internal control planning and 
           Action Number 2      evaluation. 

             Agreed‐Upon        ORP develop a plan for addressing recommendations in the Agency’s YBS definitions 
           Action Number 3      review. 

             Agreed‐Upon        ORP complete an interpretation on YBS disclosure requirements in annual reports to 
           Action Number 5      shareholders. 

      


                              FCA’s Awards Program (Issued 2/23/17) 
                                Modify the awards database to address the following: 
                                  •  Multiple approvals are not completed by the same employee and approvals are 
             Agreed‐Upon 
                                     not completed by the recipient or recommender; 
           Action Number 2 
                                  •  Controls over time‐off award amounts and limits in Agency policy; and 
                                  •  Approval routings are appropriate and reflect documented procedures.  
      

      

      


                                       FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                           April 1, 2017—September 30, 2017 
                                       https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                          13 
                                                              
Audits, Inspections, and Evaluations
                                                           

      

      


                        FCA’s Contracting Activities (Issued 5/22/17) 
                             Provide all FCA Contracting Officer’s Representatives (CORs) with a handbook or other 
           Agreed‐Upon 
                             educational/reference materials on documentation requirements, invoice reviews, 
         Action Number 2 
                             and overall responsibilities. 
                             Update PPM 812, PPM 840, Office Directives, and the Contracts Desk Manual, to 
                             include the following topics: 
                                 a. Contract closeout, 
                                 b. Conflict of interest statement requirements, 
           Agreed‐Upon           c. Legal reviews, 
         Action Number 6         d. Contractor onboarding, 
                                 e. COR appointment threshold, 
                                 f. Section 508 compliance, 
                                 g. Standard contract clauses, and 
                                 h. Budget reporting process for contracts. 
      


          Physical Security in FCA’s Denver Field Office (Issued 9/29/17) 
           Agreed‐Upon 
                             To OIT (not released publicly) 
         Action Number 1 

           Agreed‐Upon 
                             To OE (not released publicly) 
         Action Number 2 

           Agreed‐Upon 
                             To OE (not released publicly) 
         Action Number 3 

           Agreed‐Upon 
                             To OE (not released publicly) 
         Action Number 4 

           Agreed‐Upon 
                             To OE (not released publicly) 
         Action Number 5 

      

      

      

      

      

      


                                    FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                        April 1, 2017—September 30, 2017 
                                    https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                       14 
                                                           
Other Reports
                                                           

     
     



    Quarterly Survey of Farm Credit System Institutions 
    The OIG administers an ongoing survey of FCS institutions regarding the quality and consistency of the 
    Agency’s examination function, including the examiners’ performance. The OIG issues a quarterly report 
    and a fiscal year‐end summary report to the Chief Examiner and the FCA Board without referencing 
    individual banks by name.   

    The survey asks respondents to rate eight statements regarding examination activities, communications 
    and FCA regulations and guidance. Additionally, respondents may comment on aspects of the 
    examination that were the most and least helpful to the FCS institution’s board and management team. 
    Over time analyses of response patterns enable the Agency to reach sound conclusions as to the quality 
    of the examiners and the examination function. The consistent trend indicates that the System has a 
    positive view of the examination program and staff. 

           Second Quarter Fiscal Year 2017 (January 1—March 31, 2017)  
            In May 2017, the OIG issued 13 surveys to FCS institutions for feedback on the second quarter of 
            FY 2017. Eleven institutions responded. The OIG provided a report in July 2017 to the Chief 
            Examiner and the FCA Board. 

           Third Quarter Fiscal Year 2017 (April 1—June 30, 2017) 
            In August 2017, the OIG issued 11 surveys to FCS institutions for feedback on the third quarter 
            of FY 2017. Nine institutions responded. The OIG provided a report in September 2017 to the 
            Chief Examiner and the FCA Board.  
     
     
     
     
     
     
     
     
     

     
     




     

     



                                      FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                          April 1, 2017—September 30, 2017 
                                      https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                         15 
                                                           
Investigations
                                                                

      




          4                                1                            0                         15
                                                                                 Investigations             Hotline
                Investigations                    Investigations
                                                                                 pending                    complaints
                closed                            opened                                                    processed




     Investigations 
     This reporting period the OIG opened one investigation and closed four, including the one that 
     was opened. The closed investigations involved allegations relating to employment suitability, 
     nepotism, Section 508 of the Rehabilitation Act of 1973, the Hatch Act, and damage to 
     government property. The allegations were not substantiated, except for a Hatch Act violation 
     and damage to government property. As of the end of the reporting period, the OIG had no 
     pending investigations. 
     The OIG had no reported allegations of whistleblower retaliation and the Agency cooperated in all OIG 
     investigations, providing records in response to OIG investigations in a timely manner. The OIG had no 
     investigations involving senior government employees in which allegations of misconduct were 
     substantiated. All closed investigations were reported through summary briefings to the public. 
      

     Hotline 
     We received 15 complaints via the OIG Hotline from April through September, including one from an FCS 
     borrower. All 15 complaints were referred, responded to, or closed during the reporting period, with 
     one complaint pending with the Agency. OIG followed up on borrower complaints referred to the FCA 
     Office of Congressional and Public Affairs and to the Office of Examination (OE) to ensure that the 
     Agency finalized its responses and resolved complaints as appropriate. OIG continues to review and 
     monitor its Hotline complaints for any trends or patterns of allegations that may highlight an underlying 
     issue meriting closer OIG attention through an audit, inspection, evaluation, or investigation.  

     The OIG completed its recertification process for the Office of Special Counsel’s 2302(c) Certification of 
     Whistleblower Notifications by providing its staff with the requisite updated notices, providing training on 
     prohibited personnel practices and whistleblower protections, and satisfying reporting mandates.  

                                        




                                           FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                               April 1, 2017—September 30, 2017 
                                           https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                              16 
                                                                
Legislative and Regulatory Reviews
                                                           
      
      
      
     This past reporting period, OIG continued to review and provide comment and analysis on existing and 
     proposed cross‐cutting legislation and regulations through our participation in various CIGIE 
     committees. The OIG also continued to review proposed rules and Informational Memoranda issued by 
     the Agency. During this reporting period, we reviewed: 



          19                                      1                                   6
                                                                                               Informational
                       Legislative
                                                              Proposed Rule                    Memoranda and
                       Initiatives
                                                                                               Policies




     The OIG reviewed the following list of significant legislation, proposed rules, final rules, informational 
     memoranda, and policies. 

     Legislation    
          1. H.R. 2196, To amend Title 5, United States Code, to allow whistleblowers to disclose 
              information to certain recipients 
          2. H.R. 10, Financial CHOICE Act of 2017, repeals provisions of the Dodd‐Frank Wall Street Reform 
              and Consumer Protection Act and other laws 
          3. H.R. 244, Consolidated Appropriations Act of 2017  
          4. H.R. 2131, DHS FIRM (Fixing Internal Response to Misconduct) Act of 2017  
          5. H.R. 2195 OSC Access Act 
          6. S. 1460, Energy and Natural Resources Act of 2017
          7. S. 1099, H.R. 4047, Saving Federal Dollars Through Better Use of Government Purchase and 
              Travel Cards Act of 2017 
          8. S. 1253, H.R. 3522, Geospatial Data Act of 2017 
          9. H.R. 657, Follow the Rules Act 
          10. S. 585, Chris Kirkpatrick Whistleblower Protection Act of 2017 
          11. S. 696, Stop Improper Federal Bonuses Act 
          12. H.R. 2636, To Establish an Independent IG for the Federal Communications Commission 
          13. H.R. 2825, DHS Authorization Act of 2017 
          14. H.R. 3180, Intelligence Authorization Act for FY 2018 
          15. H.R. 3470, Geolocational Privacy and Surveillance Act (H.R. 1062, The GPS Act; S. 395, The GPS 
              Act) 
          16. H.R. 2810, National Defense Authorization Act for FY 2018 
          17. S. 582, Office of Special Counsel Reauthorization Act of 2017 
          18. H.R. 3180, Intelligence Authorization Act for FY 2018 
          19. H.R. 378, Bonuses for Cost‐Cutters Act of 2017 


                                         FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                             April 1, 2017—September 30, 2017 
                                         https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                            17 
                                                              
Legislative and Regulatory Reviews
                                                           

      

     Proposed Rules 
         1. Statement on Regulatory Burden, Request for Comment – 12 CFR Chap. VI, 82 F.R. 22762 (May 
            18, 2017) 
          
     Informational Memoranda and Policies
         1. CFPB’s Mortgage Servicing Rule Amendments and Principles for the Future of Loss Mitigation 
            (April 17, 2017) 
         2. Farm Credit Administration Reduces Assessment (May 26, 2017) 
         3. New Capital Rule Prompts Change in Assessment Calculation (June 16, 2017) 
         4. Reporting Security Incidents and Business Continuity Events to FCA (June 27, 2017) 
         5. FCS Building Association Management Operations Policies and Practices (July 27, 2017) 
         6. National Oversight Plan for FY 2018 (September 19, 2017) 
      
      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

                                      FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                          April 1, 2017—September 30, 2017 
                                      https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                         18 
                                                           
Reporting and Outreach
                                                            

     
    Congressional Reporting 
    The Inspector General Empowerment Act of 2016 (IGEA) was passed in December 2016. It became 
    effective in June 2017. The IGEA confirms an OIG’s access to all records available to an agency, clarifies 
    existing IG authorities, and requires new reporting and posting obligations. We follow all applicable 
    requirements of the IGEA. 

    Outreach with the IG Community 
    OIG staff members are encouraged to take part in organizations that contribute to the mission of the 
    Inspectors General community and their individual professional development. The newly appointed IG is 
    a member of CIGIE and serves on the CIGIE legislation committee and the Small Agency IG’s working 
    group. 
    The Deputy IG continued as one of two Vice Chairs to the Council of Counsels of IGs (CCIG) for the term 
    from 2016 to 2018. The Deputy IG also participated in CIGIE groups, including the Strategic Planning 
    Committee, Records Administrators Group, Assistant Inspectors General for Investigations, OIG FOIA 
    Working Group, Deputy IGs, and the Small OIGs CCIG Working Group. 
    The OIG Senior IT Auditor and Senior Auditors also participate in CIGIE workgroups. The IT Auditor 
    attends local Information Systems Audit and Control Association meetings and participates on the IT 
    subcommittee of the Federal Audit Executive Council. One Senior Auditor is a member of the CIGIE 
    Roundtable on Inspections and Evaluations and is an adjunct instructor for CIGIE’s Training Institute. 

    Reporting and Outreach at FCA 
    The OIG started a new outreach initiative this reporting period by launching an internal, quarterly 
    newsletter to FCA employees explaining the role of the OIG and how the OIG performs its work, 
    including examples of fraud, waste, and abuse in government, and other topics. The newly appointed IG 
    met with the management team in the OE to discuss the vision and priorities of the OIG. The IG also 
    reports quarterly to the FCA Board and as needed.  

     

     

     

     

     

     


                                       FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                           April 1, 2017—September 30, 2017 
                                       https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                          19 
                                                            
OIG Staff
                                                                  

      
      




     Staff Development 
     OIG employees continually seek ways to improve skills and become knowledgeable in the initiatives of the 
     community of Inspectors General. All OIG staff must meet continuing education requirements. Development 
     plans are used to identify long‐ and short‐term career goals along with specific training and developmental 
     needs. These plans are geared toward enhancing individual skills in the performance of official duties, cross 
     training, succession planning, and meeting the criteria needed to achieve OIG performance goals and 
     objectives. 

     The following organizational chart shows the OIG as of September 30, 2017: 




                                                           Inspector General
                                                            Wendy Laguarda




          Deputy IG and         Senior Information                                                         Management/   
                                                             Senior Auditor              Senior Auditor
         Counsel to the IG      Technology Auditor                                                        Program Analyst                         
           Kathy Gallo                                        Sonya Cerne                Tori Kaufman         Ava Bell
                                   Tammy Rapp




                                         




                                            FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                                April 1, 2017—September 30, 2017 
                                            https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                               20 
                                                                 
Annex
                                                              

     

     


    This annex is provided in accordance with the National Defense Authorization Act for FY 2008.   

    This referenced statute requires all Inspectors General appointed under the IG Act to include an annex to their 
    semiannual reports as follows: 

             1. Listing all contract audit reports issued during the reporting period containing significant audit 
                findings;  

             2. Briefly describing the significant audit findings in the report; and  

             3. Specifying the amounts of costs identified in the report as unsupported, questioned, or 
                disallowed.   

    Significant audit findings are defined as unsupported, questioned, or disallowed costs of more than 
    $10,000,000, or other findings that the Inspector General determines to be significant. The statute defines 
    contracts as a contract, an order placed under a task or delivery order contract, or a subcontract. 

    The OIG issued no contract audit reports meeting the foregoing criteria during this reporting period. 

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     



                                         FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                             April 1, 2017—September 30, 2017 
                                         https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                            21 
                                                              
Appendix A
     
                                                          
     

     


    Index of Reporting Requirements 
        SECTION                                          TITLE                          Page 
        4(a)(2)         Review of legislation and regulations                           17‐18 
        5(a)(1)         Significant problems, abuses, and deficiencies                  None 
        5(a)(2)         Recommendations for corrective action                            12 
        5(a)(3)         Prior recommendations not yet implemented                       13‐14 
        5(a)(4)         Matters referred to prosecutive authorities                     None 
        5(a)(5)         Information unreasonably refused or not provided                None 
        5(a)(6)         List of reports issued                                           23 
        5(a)(7)         Summaries of significant reports                                9‐10 
        5(a)(8)         Management decisions with questioned costs                       24 
                        Management decisions on recommendations that funds be put 
        5(a)(9)                                                                          25 
                        to better use 
        5(a)(10)(A)     Audit reports for which no management decision made             None 
        5(a)(10)(B)     Audit reports with comments not received within 60 days         None 
        5(a)(10)(C)     Audit reports with unimplemented recommendations                13‐14 
        5(a)(11)        Significant revised management decisions                        None 
                        Significant management decisions with which the Inspector 
        5(a)(12)                                                                        None 
                        General disagreed 
        5(a)(13)        Compliance of Agency financial management system                 11 
        5(a)(14)(15)    Peer reviews conducted of this OIG                               26 
        5(a)(16)        Peer reviews conducted by this OIG                               27 
        5(a)(17)        Statistical tables for investigations and referrals              28 
                        Investigations of a senior government employee with 
        5(a)(19)                                                                        None 
                        substantiated misconduct 
        5(a)(20)        Instances of whistleblower retaliation                          None 
        5(a)(21)        Instances of attempts to interfere with IG independence         None 
        5(a)(22)(A)     Closed audits not disclosed to the public                       None 
        5(a)(22)(B)     Closed investigations involving a senior government employee    None 
                        National Defense Authorization Act for FY 2008 requirement 
        845                                                                              21 
                        (Pub. L. 110‐181) 
     

     

                                     FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                         April 1, 2017—September 30, 2017 
                                     https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                        22 
                                                          
Appendix B
                                                            

     

     


                           Audit, Inspection, and Evaluation Reports Issued 

                                                                             Recommendations 
                                  Number of Agreed Upon 
                 Report                                   Questioned Costs  That Funds Be Put to 
                                 Actions/Recommendations 
                                                                                 Better Use 


        FCA’s Contracting 
                                                 7                           $0       $0 
        Activities 


        Physical Security in 
        FCA’s Denver Field                       5                           $0       $0 
        Office 


                  Total                         12                           $0       $0 




                                    




                                       FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                           April 1, 2017—September 30, 2017 
                                       https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                          23 
                                                            
Appendix C
                                                                    

        

        



                                           Reports with Questioned Costs 


                                                                       Number                   Dollar Value 
    
                                                                                          Questioned    Unsupported 
                                                          Reports      Recommendations 
                                                                                            Costs          Costs 

  A.  For which no management decision has 
     been made by the commencement of the                     0                   0           $0            $0 
     reporting period. 

  B. Which were issued during the reporting 
                                                              0                   0           $0            $0 
     period. 

  Subtotals (A+B)                                             0                   0           $0            $0 

  C.  For which a management decision was 
                                                              0                   0           $0            $0 
      made during the reporting period. 

       (i)   dollar value of disallowed costs                 0                   0           $0            $0 

       (ii)  dollar value of costs not disallowed             0                   0           $0            $0 

  D. For which no management decision has 
     been made by the end of the reporting                    0                   0           $0            $0 
     period. 

  E.  For which no management decision was 
                                                              0                   0           $0            $0 
      made within six months of issuance. 




                                             FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                                 April 1, 2017—September 30, 2017 
                                             https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                                24 
                                                                    
Appendix D
                                                                 

     

     




                               Reports with Recommendations that Funds  
                                          Be Put to Better Use 


                                                                    Number of     Number of       Dollar 
                                                                     Reports   Recommendations    Value 

        A.  For which no management decision has been  
             made by the commencement of the reporting                    0              0         $0 
             period.  

        B.  Which were issued during the reporting 
                                                                          0              0         $0 
          period. 

        Subtotals (A+B)                                                   0              0         $0 

        C.  For which a management decision was made 
                                                                          0              0         $0 
             during the reporting period. 

             (i)   dollar value of recommendations that 
                                                                          0              0         $0 
                  were agreed to by management 

                  ‐ based on proposed management action                   0              0         $0 

                  ‐ based on proposed legislative action                  0              0         $0 

            (ii)  dollar value of recommendations that 
                                                                          0              0         $0 
                  were not agreed to by management 

        D.  For which no management decision has been 
                                                                          0              0         $0 
             made by the end of the reporting period. 

        E.  For which no management decision was  
                                                                          0              0         $0 
             made within six months of issuance. 

                                         




                                            FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                                April 1, 2017—September 30, 2017 
                                            https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                               25 
                                                                 
Appendix E
                                                             

     




                                 Peer Reviews Conducted of this Office  

                                                                                     Function    Peer Review 
        Peer Review Performed By                           Date of Report  
                                                                                     Reviewed      Rating 


        Federal Labor Relations Authority OIG              August 2, 2016             Audit         Pass 



        Architect of the Capitol OIG                        June 26, 2013             Audit         Pass 




     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     


                                        FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                            April 1, 2017—September 30, 2017 
                                        https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                           26 
                                                             
Appendix F
                                                           

     

     



                               Peer Reviews Conducted by this Office  

                                                                                   Function    Peer Review 
        Peer Review Of                                  Date of Report  
                                                                                   Reviewed      Rating 


        Federal Election Commission OIG               February 15, 2017             Audit         Pass 



        U.S. International Trade Commission OIG        January 16, 2013             Audit         Pass 




     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

                                      FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                          April 1, 2017—September 30, 2017 
                                      https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                         27 
                                                           
Appendix G
                                                             

     

     


           Investigative Reports, Referrals, Indictments, and Criminal Information  


        A. Total number of investigative reports issued during the reporting 
                                                                                     4 
           period 


        B. Total number of persons referred to the Department of Justice for 
                                                                                     0 
           criminal prosecution during the reporting period 


        C. Total number of persons referred to state and local prosecuting 
                                                                                     0 
           authorities for criminal prosecution during the reporting period 


        D. Total number of indictments and criminal information during the 
           reporting period that resulted from any prior referral to                 0 
           prosecuting authorities 


        E. Description of the metrics used for developing the data in this 
           statistical table: FCA OIG has included the above‐referenced 
           statistics for the reporting period from April 2017 through 
                                                                                     0 
           September 2017 in these statistics. Investigative reports included in 
           this table are all those for which a Report of Investigation was 
           issued during the reporting period. 

     

     

     

     

     

     

     

     

                                        FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                            April 1, 2017—September 30, 2017 
                                        https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                           28 
                                                             
Appendix H
                                  

     

     

     

             FCA ORGANIZATIONAL CHART 
     




                                                           

             FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                 April 1, 2017—September 30, 2017 
             https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                29 
                                  
Appendix I
                                                     
     


                                            Glossary
           
        Agency            –  Farm Credit Administration 
        CCIG              –  Council of Counsels to the Inspectors General 
        CIGIE             –  Council of the Inspectors General on Integrity and Efficiency 
        COR               –  Contracting Officer’s Representative 
        Farm Credit Act   –  Farm Credit Act of 1971, as amended 
        Farmer Mac        –  Federal Agricultural Mortgage Corporation 
        FCA               –  Farm Credit Administration 
        FCS               –  Farm Credit System 
        FISMA             –  Federal Information Security Modernization Act 
        FY                –  Fiscal Year 
        H.R.              –  House of Representatives 
        IG                –  Inspector General 
        IGEA              –  Inspector General Empowerment Act of 2016 
        IG Act            –  Inspector General Act of 1978, as amended 
        IT                –  Information Technology 
        OAS               –  Office of Agency Services 
        OE                –  Office of Examination 
        OIG               –  Office of Inspector General 
        OIT               –  Office of Information Technology 
        OMB               –  Office of Management and Budget 
        ORP               –  Office of Regulatory Policy 
        OSMO              –  Office of Secondary Market Oversight 
        PPM               –  Policies and Procedures Manual 
        Pub. L.           –  Public Law 
        S.                –  Senate 
        System            –  Farm Credit System 
        YBS               –  Young, Beginning, and Small Farmers 


                                FCA OIG Semiannual Report to the Congress 
                                    April 1, 2017—September 30, 2017 
                                https://www.fca.gov/home/inspector.html 
                                                   30 
                                                     
 

              FARM CREDIT ADMINISTRATION 
              OFFICE OF INSPECTOR GENERAL                       
     




                                                   
                                    

                                    

        Report Fraud, Waste, Abuse, Mismanagement 
                                    

           Phone:  Toll Free (800) 437‐7322; (703) 883‐4316 
                                          
                          Fax:  (703) 883‐4059 
                                          
                    E‐mail:  fca‐ig‐hotline@rcn.com 
                                          
                  Mail:  Farm Credit Administration 
                      Office of Inspector General 
                         1501 Farm Credit Drive 
                           McLean, VA  22102