oversight

The Farm Credit Administration's Travel Card Program, January 31, 2017

Published by the Farm Credit Administration, Office of Inspector General on 2017-01-31.

Below is a raw (and likely hideous) rendition of the original report. (PDF)

OFFICE OF
INSPECTOR GENERAL      InspecƟon Report
                    The Farm Credit AdministraƟon's
                          Travel Card Program
                                 I‐17‐02



                               Inspector
                              Sonya Cerne

                        Issued January 31, 2017




                        FARM CREDIT ADMINISTRATION
                                                                                                                                 




AGREED‐UPON ACTIONS: 
  
In order to improve the travel card 
program, the Agency agreed to: 
  
                                        The Farm Credit Administration (FCA or Agency) is an independent Federal agency responsible 
     1. Provide education to 
                                        for regulating, examining, and supervising the Farm Credit System and the Federal Agricultural 
        cardholders on misuse of 
                                        Mortgage Corporation. In order to meet mission requirements, FCA’s employees are sent on 
        the government charge 
                                        official travel. FCA participates in the government‐wide General Services Administration’s (GSA) 
        card, proper cash advances, 
                                        SmartPay Travel Card Program and currently contracts with the Bureau of the Fiscal Service (BFS) 
        delinquencies, potential 
                                        for travel administration and services. FCA is included under an issued contract with Citibank for 
        disciplinary actions, the 
                                        charge cards. FCA’s Office of Agency Services (OAS) is responsible for the overall administration 
        importance of reviewing 
                                        of the travel card program at FCA.  
        statements for accuracy of 
                                         
        charges, and the dispute 
                                        The objective of this inspection was to determine if FCA’s oversight of the travel card program 
        process. 
                                        was effective. We found FCA’s oversight is generally effective. FCA established and implemented 
     2. Follow up on previous audit     controls over the travel card program. For example, FCA established: 
        recommendations and              
        agreed‐upon actions by              	   A process for travel card certifications and recertifications. We randomly sampled 
        implementing, and                        employees to verify certifications were completed within the last three years. All of the 
        including in the Charge Card             sampled employees had certifications on file.   
        Management Plan and/or              	   Travel card limits and a methodology to restrict accounts. We found no cardholders had 
        Operational Handbook for                 a limit above the standard and when appropriate, the Agency lowered limits on 
        Travel Card Operations, a                restricted cards. 
        process to:                         	   A process to ensure travel charges are appropriate and related to official travel. OAS 
            
                                                 performs monthly audits on travel transactions. An OAS official reviews 10 percent of 
          request and reconcile all             randomly selected employees’ travel transactions each month looking for misuse, cash 
           active FCA travel                     withdrawals, and verification of authorizations.  
           cardholders with BFS on          	   A new Operations Handbook for both travel and purchase cards. This handbook is a 
           a quarterly basis to                  detailed step‐by‐step guide on how OAS completed reviews and documents controls 
           ensure proper closures;               over the program.   
           and,                          
          provide annual               Although it is generally effective, there are opportunities to further improve the travel card 
           education to travel          program.  
           cardholders on Agency         
           policies and areas of            	 We identified 33 exceptions of the 585 transactions judgmentally sampled (5.6 percent): 
           improvement found                          o	 16 transactions by two individuals (2.7% of the sample) showing misuse of the 
           during internal reviews.                       travel card. In both instances, FCA discovered the misuse during internal 
                                                          reviews and individuals received disciplinary actions prior to our review; 
OAS provided an article to be                         o	 Six transactions (1% of the sample) were identified as erroneous charges. The 
published in the Agency                                   three individuals involved indicated the charges were inaccurate or from 
newsletter on the travel card.                            potentially stolen card numbers. However, they did not file a dispute with the 
Educational materials were also                           credit card company; and,  
provided that will be uploaded to                     o	 11 transactions (1.9 % of the sample) lacked receipts in the travel system, 
the internal travel site covering                         lacked approvals per Agency policy, or the support and reasoning of official 
the areas found during the                                travel was not included in the file. 
inspection. The Charge Card                  Employees had not always made timely payments for travel card expenses; and,  
Management Plan was also 
                                             Two employees were listed as active FCA cardholders even though they were previously 
updated to include the annual 
                                                separated. 
education and quarterly review           
process. Therefore, the agreed‐         Through increased education to cardholders and documented processes for review, the travel 
upon actions are resolved and           card program could be further improved to reduce delinquencies and potential misuse of the 
considered closed.                      travel card and increase the effectiveness of controls. 
Farm Credit Administration	                                              Office of Inspector General
                                                                         1501 Farm Credit Drive
                                                                         McLean, Virginia 22102-5090



 
 
 
 
 
January 31, 2017 
 
The Honorable Dallas P. Tonsager, Board Chairman  
The Honorable Kenneth A. Spearman, Board Member 
The Honorable Jeffery S. Hall, Board Member 
Farm Credit Administration 
1501 Farm Credit Drive 
McLean, Virginia 22102‐5090 
             
Dear Board Chairman Tonsager and FCA Board Members Spearman and Hall: 
 
The Office of Inspector General (OIG) completed an inspection of the Farm Credit Administration’s (FCA or 
Agency) Travel Card Program. The objective of this inspection was to determine whether FCA’s oversight of 
the travel card program was effective. 
 
We found FCA’s oversight of the travel card is generally effective.  FCA established and implemented controls 
over the travel card program. For example, FCA established: 
 
      A process for travel card certifications and recertifications. 
 
      Travel card limits and a methodology to restrict accounts.  

      A process to ensure travel charges are appropriate and related to official travel.  

      A new Operations Handbook for both travel and purchase cards.  
 
 
We identified opportunities to improve the travel card program. In response to our report, the Agency agreed 
to: 
 
     1.	 Provide education to cardholders on misuse of the government charge card, proper cash advances, 
         delinquencies, potential disciplinary actions, the importance of reviewing statements for accuracy of 
         charges, and the dispute process. 

    2.	 Follow up on previous audit recommendations and agreed‐upon actions by implementing, and 
        including in the Charge Card Management Plan and/or Operational Handbook for Travel Card 
        Operations, a process to: 
         
             request and reconcile all active FCA travel cardholders with BFS on a quarterly basis to ensure 
                proper closures; and, 
             provide annual education to travel cardholders on Agency policies and areas of improvement 
                found during internal reviews. 
 
OAS provided an article to be published in the Agency newsletter on the travel card. Educational materials 
were also provided that are to be uploaded to the internal travel site covering the areas found during the 
inspection. The Charge Card Management Plan was also updated to include the annual education and 
quarterly review process. Therefore, the agreed‐upon actions are resolved and considered closed.   
 
We appreciate the courtesies and professionalism extended by FCA personnel to the OIG staff. If you have 
any questions about this inspection, I would be pleased to meet with you at your convenience. 
 
Respectfully, 
 



                                               
 
Elizabeth M. Dean 

Inspector General 

 
Enclosure 
                                    TABLE OF CONTENTS 
 

BACKGROUND  _______________________________________________________________________  1
 

    Prior Reviews  ______________________________________________________________________  2 


INSPECTION RESULTS__________________________________________________________________ 
                                                                                      2
 

    Transaction Testing  _________________________________________________________________  3 


    Administrative Controls ______________________________________________________________  4 


      Delinquencies ____________________________________________________________________  4 

      Closure of Accounts  _______________________________________________________________  5 

    Agreed‐Upon Actions 1‐2 _____________________________________________________________  6 


OBJECTIVE, SCOPE, AND METHODOLOGY  _________________________________________________  7
 

ACRONYMS  _________________________________________________________________________  8
 

 

 
BACKGROUND

    dŚĞ&ĂƌŵƌĞĚŝƚĚŵŝŶŝƐƚƌĂƚŝŽŶ;&ŽƌŐĞŶĐLJͿŝƐĂŶŝŶĚĞƉĞŶĚĞŶƚ&ĞĚĞƌĂůĂŐĞŶĐLJƌĞƐƉŽŶƐŝďůĞĨŽƌ
    ƌĞŐƵůĂƚŝŶŐ͕ĞdžĂŵŝŶŝŶŐ͕ĂŶĚƐƵƉĞƌǀŝƐŝŶŐƚŚĞ&ĂƌŵƌĞĚŝƚ^LJƐƚĞŵĂŶĚƚŚĞ&ĞĚĞƌĂůŐƌŝĐƵůƚƵƌĂůDŽƌƚŐĂŐĞ
    ŽƌƉŽƌĂƚŝŽŶ͘dŚĞŵŝƐƐŝŽŶŽĨƚŚĞŐĞŶĐLJŝƐƚŽĞŶƐƵƌĞĂƐĂĨĞ͕ƐŽƵŶĚ͕ĂŶĚĚĞƉĞŶĚĂďůĞƐŽƵƌĐĞŽĨĐƌĞĚŝƚĂŶĚ
    ƌĞůĂƚĞĚƐĞƌǀŝĐĞƐĨŽƌĂŐƌŝĐƵůƚƵƌĞĂŶĚƌƵƌĂůŵĞƌŝĐĂ͘
    
    ƐƉĂƌƚŽĨƚŚĞŵŝƐƐŝŽŶ͕&ĞŵƉůŽLJĞĞƐĂƌĞƌĞƋƵŝƌĞĚƚŽĐŽŵƉůĞƚĞŽĨĨŝĐŝĂůŐŽǀĞƌŶŵĞŶƚƚƌĂǀĞů͘&ŽƌƚƌĂǀĞů
    ĞdžƉĞŶƐĞƐ͕&ƉĂƌƚŝĐŝƉĂƚĞƐŝŶƚŚĞŐŽǀĞƌŶŵĞŶƚͲǁŝĚĞ'ĞŶĞƌĂů^ĞƌǀŝĐĞƐĚŵŝŶŝƐƚƌĂƚŝŽŶ;'^Ϳ^ŵĂƌƚWĂLJ
    dƌĂǀĞůĂƌĚWƌŽŐƌĂŵĂŶĚĐƵƌƌĞŶƚůLJĐŽŶƚƌĂĐƚƐǁŝƚŚƚŚĞƵƌĞĂƵŽĨƚŚĞ&ŝƐĐĂů^ĞƌǀŝĐĞ;&^ͿĨŽƌƚƌĂǀĞů
    ĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂƚŝŽŶĂŶĚƐĞƌǀŝĐĞƐ͘&ŝƐŝŶĐůƵĚĞĚƵŶĚĞƌĂŶŝƐƐƵĞĚĐŽŶƚƌĂĐƚǁŝƚŚŝƚŝďĂŶŬĨŽƌĐŚĂƌŐĞĐĂƌĚƐ͘&
    ƵƐĞƐŐŽǀĞƌŶŵĞŶƚƚƌĂǀĞůĐĂƌĚƐĨŽƌŽĨĨŝĐŝĂůƚƌĂǀĞůĂŶĚƚƌĂǀĞůƌĞůĂƚĞĚĞdžƉĞŶƐĞƐƚŽŝŶĐůƵĚĞƚƌĂŶƐƉŽƌƚĂƚŝŽŶ͕
    ůŽĚŐŝŶŐ͕ŵĞĂůƐ͕ĂŶĚŝŶĐŝĚĞŶƚĂůƐ͘
    
    &͛ƐƚƌĂǀĞůĐĂƌĚƉƌŽŐƌĂŵŝŶĐůƵĚĞƐƚǁŽƚLJƉĞƐ
    ŽĨĐŚĂƌŐĞĂĐĐŽƵŶƚƐĨŽƌƚƌĂǀĞů͗ŝŶĚŝǀŝĚƵĂůůLJ
    ďŝůůĞĚĂĐĐŽƵŶƚƐĂŶĚƚŚĞĐĞŶƚƌĂůůLJͲďŝůůĞĚ
    ĂĐĐŽƵŶƚ͘&ŽƌƚŚĞŝŶĚŝǀŝĚƵĂůůLJͲďŝůůĞĚĂĐĐŽƵŶƚƐ͕
    ĞĂĐŚĚĞƐŝŐŶĂƚĞĚĐĂƌĚŚŽůĚĞƌŝƐƌĞƐƉŽŶƐŝďůĞĨŽƌ
    ĂĐĐŽƵŶƚƉĂLJŵĞŶƚƐ͘&ŽƌƚŚĞĐĞŶƚƌĂůůLJͲďŝůůĞĚ
    ĂĐĐŽƵŶƚ͕ƚƌĂǀĞůĞdžƉĞŶƐĞƐĂƌĞƉĂŝĚďLJƚŚĞ
    ĂŐĞŶĐLJĚŝƌĞĐƚůLJ͘&͛ƐKĨĨŝĐĞŽĨŐĞŶĐLJ
    ^ĞƌǀŝĐĞƐ;K^ͿŝƐƌĞƐƉŽŶƐŝďůĞĨŽƌƚŚĞŽǀĞƌĂůů
    ĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂƚŝŽŶŽĨƚŚĞĐŚĂƌŐĞĐĂƌĚƉƌŽŐƌĂŵƐ
    ĂŶĚŵĂŶĂŐĞŵĞŶƚŽĨƚŚĞĐĞŶƚƌĂůůLJͲďŝůůĞĚ
    ĂĐĐŽƵŶƚ͘
    
    ĂĐŚŐŽǀĞƌŶŵĞŶƚĂŐĞŶĐLJŵƵƐƚĂĚŚĞƌĞƚŽƚŚĞƌĞƋƵŝƌĞŵĞŶƚƐƐĞƚĨŽƌƚŚŝŶƚŚĞKĨĨŝĐĞŽĨDĂŶĂŐĞŵĞŶƚĂŶĚ
    ƵĚŐĞƚ;KDͿŝƌĐƵůĂƌͲϭϮϯ͕ƉƉĞŶĚŝdž͕Improving the Management of Government Charge Card
    Programs͘dŚĞĐŝƌĐƵůĂƌƐƚŝƉƵůĂƚĞƐƚŚĂƚĂŐĞŶĐŝĞƐŵƵƐƚĚĞǀĞůŽƉĂŶĚŵĂŝŶƚĂŝŶǁƌŝƚƚĞŶƉŽůŝĐŝĞƐĂŶĚ
    ƉƌŽĐĞĚƵƌĞƐƌĞůĂƚĞĚƚŽĐŚĂƌŐĞĐĂƌĚƉƌŽŐƌĂŵƐ͘dŚŝƐŝŶĐůƵĚĞƐĂŶĂŶŶƵĂůƐƵďŵŝƐƐŝŽŶŽĨƚŚĞĂŐĞŶĐLJ͛ƐŚĂƌŐĞ
    ĂƌĚDĂŶĂŐĞŵĞŶƚWůĂŶƚŚĂƚŽƵƚůŝŶĞƐƚŚĞĂŐĞŶĐLJ͛ƐƐLJƐƚĞŵŽĨŝŶƚĞƌŶĂůĐŽŶƚƌŽůƐŽǀĞƌƚŚĞĐŚĂƌŐĞĐĂƌĚ
    ƉƌŽŐƌĂŵƐ͘
    
    /ŶĂĚĚŝƚŝŽŶ͕ƚŚĞ'ŽǀĞƌŶŵĞŶƚŚĂƌŐĞĂƌĚďƵƐĞWƌĞǀĞŶƚŝŽŶĐƚŽĨϮϬϭϮ;ŚĂƌŐĞĂƌĚĐƚͿ
    ƐƵƉƉůĞŵĞŶƚĞĚKDŝƌĐƵůĂƌͲϭϮϯ͕ƉƉĞŶĚŝdžǁŝƚŚƌĞƉŽƌƚŝŶŐĂŶĚĂƵĚŝƚƌĞƋƵŝƌĞŵĞŶƚƐĂŶĚ
    ĂƵŐŵĞŶƚĂƚŝŽŶŽĨĞdžŝƐƚŝŶŐĐŽŶƚƌŽůƐ͘dŚĞŚĂƌŐĞĂƌĚĐƚĂŶĚKDDĞŵŽƌĂŶĚƵŵDͲϭϯͲϮϭ͕
    Implementation of the Government Charge Card Abuse Prevention Act of 2012͕ĂůƐŽŵĂŶĚĂƚĞĚĞĂĐŚ
    /ŶƐƉĞĐƚŽƌ'ĞŶĞƌĂůƉĞƌĨŽƌŵĂƐƐĞƐƐŵĞŶƚƐŽĨĐŚĂƌŐĞĐĂƌĚƉƌŽŐƌĂŵƐϭ͘dŚĞKĨĨŝĐĞŽĨ/ŶƐƉĞĐƚŽƌ'ĞŶĞƌĂů;K/'Ϳ
    ĐŽŵƉůĞƚĞƐĂŶĂŶŶƵĂůƌŝƐŬĂƐƐĞƐƐŵĞŶƚĂŶĚŝŶŝƚŝĂƚĞĚƚŚŝƐŝŶƐƉĞĐƚŝŽŶĂƐƉĂƌƚŽĨŽƵƌŽŶŐŽŝŶŐĞĨĨŽƌƚƐŝŶƚŚŝƐ
    ĂƌĞĂ͘



    
    ϭ&ĚŽĞƐŶŽƚŵĞĞƚƚŚĞƚŚƌĞƐŚŽůĚĨŽƌĂƌĞƋƵŝƌĞĚƚƌĂǀĞůĂƵĚŝƚƐĞƚĨŽƌƚŚŝŶƚŚĞŚĂƌŐĞĂƌĚĐƚ͘dŚĞŚĂƌŐĞĂƌĚĐƚĚŝĚŶŽƚ

    ĞƐƚĂďůŝƐŚĂƚŚƌĞƐŚŽůĚĨŽƌƉƵƌĐŚĂƐĞĐĂƌĚƉƌŽŐƌĂŵƐ͘/ŶƐƉĞĐƚŽƌƐ'ĞŶĞƌĂůŵƵƐƚƉĞƌĨŽƌŵĂŶĂŶŶƵĂůĂƐƐĞƐƐŵĞŶƚŽĨƉƵƌĐŚĂƐĞĐĂƌĚƐ͘Ɛ
    ƉĂƌƚŽĨŽƵƌŽŶŐŽŝŶŐĞĨĨŽƌƚƐ͕ƚŚĞK/'ƉĞƌĨŽƌŵƐĂŶĂŶŶƵĂůĂƐƐĞƐƐŵĞŶƚŽĨĂůůĐŚĂƌŐĞĐĂƌĚƉƌŽŐƌĂŵƐ͘



                                                                   ϭ

     Prior	Reviews	
     The OIG has conducted several reviews to include the following: 

            In 2014, the OIG conducted an audit, The Farm Credit Administration’s Travel Card Program (A‐
             14‐03), August 2014. The objective was to determine whether FCA’s oversight of the travel card 
             program was effective. The Agency agreed to: 
              
                  o Provide education to cardholders, at least annually; 
                  o Determine a process for quarterly transaction activity reports; 
                  o Document procedures on placing or removing an account in restricted status and 
                     reconciliations of open status accounts; 
                  o Evaluate the sufficiency of existing check out procedures; and 
                  o Update the Charge Card Management Plan, PPM 711, and PPM 826. 
              
             All agreed‐upon actions were addressed and closed by September 2014. 
      
            The OIG also performed an inspection, Distribution, Usage and Control of Purchase and Travel 
             Cards at the Farm Credit Administration (I‐09‐01), June 2009. The objective was to determine 
             the effectiveness and efficiency of the implementation of government purchase and travel cards 
             at FCA. For travel cards, the inspection found FCA had adequate controls over the program and 
             there were no delinquencies over 60 days. The Agency agreed to update policies, determine if 
             limits should be lowered during low activity levels, and provide transaction reports on a 
             quarterly basis. 
      
             All agreed‐upon actions were addressed and closed by September 2009. 
      

INSPECTION RESULTS
      
     The objective of this inspection was to determine if FCA’s oversight of the travel card program was 
     effective. We found FCA’s oversight is generally effective. FCA established and implemented controls 
     over the travel card program. For example: 
      
          FCA has a documented process for travel card certifications and recertifications. New FCA 
             employees certify they understand these policies and procedures when they are issued the 
             travel card. Every three years, employees must recertify that they will adhere to the policies and 
             procedures. We randomly sampled employees to verify certifications were completed within the 
             last three years. All of the employees selected to review had certifications on file.   
      
          Travel card limits and restricted accounts were established. As of October 2016, FCA had a total 
             of 294 travel cardholders. The standard travel limit for travel cards is $8,000. Of the 294 
             cardholders, 243 had the standard limit. The following chart shows the breakdown of limits and 
             number of cardholders in each category: 
      
                                                                    




                                                         2 
                                                  Limits	          Number of Cardholders 

                                                  $20 	                                    1 

                                                  $1000 	                                 16 

                                                  $2500 	                                  5 

                                                  $5000 	                                 29 

                                                  $8000 	                               243 

                                                  Grand Total 	                         294 

 
              We found no cardholders had a limit above the standard amount. Further, we found the Agency 
              lowered limits on restricted cards, which are cards that have been restricted due to 
              creditworthiness. 
 
       	 FCA has a process to ensure travel charges are appropriate and related to official travel. OAS 
          performs monthly audits on travel transactions. An OAS official reviews 10 percent of randomly 
          selected employees each month for misuse, cash withdrawals, and verification of authorizations 
          on travel transactions. 
           
       	 FCA implemented a new Operations Handbook for both travel and purchase cards. This 
          handbook is a detailed step‐by‐step guide on how OAS completes reviews and documents 
          controls over the program. 
 
While the travel card program oversight is generally effective, there are opportunities for improvement 
in cardholder education, certain administrative controls, and items identified in our previous review.   

Transaction	Testing		  
When an employee uses their travel card, the charge is included on reports with the employee, expense, 
merchant, date, location, and additional items listed per transaction. We reviewed FCA’s travel activity 
for Fiscal Years 2015 and 2016. We judgmentally sampled 585 transactions for further review2. Most of 
the transactions contained proper documentation, approvals, and information supporting official travel 
expenses. From our judgmental sample, we identified the following 33 exceptions of the 585 
transactions sampled3: 
 
     	 16 transactions by two individuals showing misuse of the travel card. One individual used their 
         travel card to purchase airline tickets for family members. The other individual did not follow 

                                                            
2 We judgmentally sampled the transactions based on: activity, type, location, and number of charges; cash withdrawal periods; 

and travel timeframes. Because our sample was judgmental and not statistically sampled, we cannot project our findings to the 
entire population. 
 
3 Of the exceptions found, we determined that a referral for investigations was not deemed necessary after a review of the 

travel system, conducting interviews, and discussions with officials.   



                                                                  3 

       Agency policy on cash advances. In both instances, FCA also discovered the misuse during 
       internal reviews and individuals received disciplinary actions prior to our review. 
        
    	 Six transactions between three individuals were identified as erroneous charges. All three 
       individuals indicated the charges were inaccurate or from potentially stolen card numbers. 
       However, none of the individuals filed a dispute for the charges with the credit card company, as 
       of our review. Two of the individuals stated they were unaware of the transactions until our 
       conversation and they filed a dispute after our discussions. The remaining individual was aware 
       of the transactions, but stated the credit card company would not allow a dispute claim because 
       the transactions were past the 60‐day window to file a claim.   
 
    	 11 transactions lacked receipts in the travel system, lacked approvals per Agency policy, or the 
       support and reasoning of official travel was not included in the file. 
 
Cardholder education is a valuable tool to remind employees of Agency policy and travel card 
requirements. Cardholders sign an agreement at issuance of the travel card that states the overall 
requirements and personal use restrictions. FCA and BFS consider the actual re‐signing of the one‐page 
statement of cardholder responsibility to be the refresher training required every three years. Beyond 
the agreements, there are limited trainings on travel cards. In response to similar issues found during 
our 2014 audit of the travel card program, Agency officials agreed to provide education to cardholders 
annually. Education has not been provided other than in August and November 2014. The Agency 
revised its internal travel site in August 2016 with common travel site links and information. This may be 
an efficient site to provide annual education through a presentation or fact sheets on common areas of 
misuse, etc.     
 
FCA could also improve the reporting process to help identify unauthorized charges. OAS provides 
quarterly reports to FCA managers showing all charges made to the travel cards by each employee. 
These reports have been identified as a tool to verify charges related to official government travel. FCA’s 
PPM 711 states supervisors will take appropriate actions for improper transactions based on the 
quarterly report. We randomly selected a quarterly report distribution for Fiscal Year 2016. The reports 
were issued to managers by email in April 2016. OAS requested each responsible official respond to the 
report if they find no discrepancies and charges appear to be appropriate and related to official travel. If 
discrepancies were noted, OAS asked management to state the employee’s name, discrepancy, and 
action taken. Of the eight distributions reviewed for the quarter, four responses were received as 
requested. Three offices failed to respond at all. One office responded to the quarterly report that there 
would be a delay in processing, but had not responded on the accuracy of the transactions as of October 
2016. 

Administrative	Controls	

Delinquencies  

Over the 24‐month period reviewed, employees had not always made timely payments for travel card 
expenses. When an employee is issued a travel card, the user agreement states accounts must be paid 
in full by the due date. In addition, FCA’s PPM 711 states an example of government card misuse is a 
delinquent account, which can lead to disciplinary action.  
 




                                                     4 

    /ĨĂĐĂƌĚŚŽůĚĞƌ͛ƐĂĐĐŽƵŶƚŝƐŶŽƚƉĂŝĚďLJƚŚĞĚƵĞĚĂƚĞ͕ƚŚĞĂĐĐŽƵŶƚĐĂŶŐŽŝŶƚŽĚĞůŝŶƋƵĞŶĐLJƐƚĂƚƵƐ͘&͛Ɛ
    ŵŽŶƚŚůLJĚĞůŝŶƋƵĞŶĐLJƌĞƉŽƌƚƐƐŽƌƚĐĂƌĚŚŽůĚĞƌĂĐĐŽƵŶƚƐŝŶƚŽĐĂƚĞŐŽƌŝĞƐŽĨϯϬͲĚĂLJŝŶĐƌĞŵĞŶƚƐ͘&Žƌ
    ĞdžĂŵƉůĞ͕ƚŚĞůŝƐƚŝŶŐƐŚŽǁƐĐĂƌĚŚŽůĚĞƌĂĐĐŽƵŶƚƐϯϬĚĂLJƐƉĂƐƚĚƵĞ͕ϲϬĚĂLJƐƉĂƐƚĚƵĞ͕ƵƉƚŽŽǀĞƌϭϴϬĚĂLJƐ
    ĞĂĐŚŵŽŶƚŚ͘ĞůŝŶƋƵĞŶƚĂĐĐŽƵŶƚƐĐĂŶŐŽŝŶƚŽƉƌĞƐƵƐƉĞŶƐŝŽŶ͕ƐƵƐƉĞŶƐŝŽŶ͕ĂŶĚĐĂŶĐĞůůĂƚŝŽŶƐƚĂƚƵƐŝĨŶŽƚ
    ƉĂŝĚ͘ƵƌŝŶŐŽƵƌƌĞǀŝĞǁŽĨƚŚĞĚĞůŝŶƋƵĞŶĐLJƌĞƉŽƌƚƐ͕ǁĞĨŽƵŶĚϱϵĂĐĐŽƵŶƚƐƚŚĂƚǁĞƌĞϲϬĚĂLJƐƉĂƐƚĚƵĞ͕ϰ
    ĂĐĐŽƵŶƚƐϵϬĚĂLJƐƉĂƐƚĚƵĞ͕ĂŶĚϮĂĐĐŽƵŶƚƐĂƐϭϮϬĚĂLJƐƉĂƐƚĚƵĞŽǀĞƌƚŚĞϮϰͲŵŽŶƚŚƉĞƌŝŽĚ͘
    
    dŚĞĨŽůůŽǁŝŶŐĐŚĂƌƚƐŚŽǁƐĂůůĚĞůŝŶƋƵĞŶƚĂĐĐŽƵŶƚƐĨŽƌƚŚĞƉĞƌŝŽĚŽĨŽƵƌƌĞǀŝĞǁ͗
                     

                                      EƵŵďĞƌŽĨĞůŝŶƋƵĞŶƚĐĐŽƵŶƚƐĂĐŚDŽŶƚŚ
     ϰϬ

     ϯϱ

     ϯϬ

     Ϯϱ

     ϮϬ

     ϭϱ

     ϭϬ

      ϱ

      Ϭ
          KĐƚͲϭϰ

                   EŽǀͲϭϰ

                            ĞĐͲϭϰ




                                                       DĂƌͲϭϱ

                                                                ƉƌͲϭϱ

                                                                         DĂLJͲϭϱ




                                                                                                     ƵŐͲϭϱ
                                     :ĂŶͲϭϱ

                                              &ĞďͲϭϱ




                                                                                   :ƵŶͲϭϱ

                                                                                            :ƵůͲϭϱ




                                                                                                                                EŽǀͲϭϱ

                                                                                                                                         ĞĐͲϭϱ




                                                                                                                                                                    DĂƌͲϭϲ
                                                                                                              ^ĞƉͲϭϱ

                                                                                                                       KĐƚͲϭϱ




                                                                                                                                                                             ƉƌͲϭϲ

                                                                                                                                                                                      DĂLJͲϭϲ




                                                                                                                                                                                                                 ƵŐͲϭϲ
                                                                                                                                                  :ĂŶͲϭϲ

                                                                                                                                                           &ĞďͲϭϲ




                                                                                                                                                                                               :ƵŶͲϭϲ

                                                                                                                                                                                                        :ƵůͲϭϲ



                                                                                                                                                                                                                          ^ĞƉͲϭϲ
                                          ϯϬĚĂLJƐŽǀĞƌĚƵĞ                         ϲϬĚĂLJƐŽǀĞƌĚƵĞ                      ϵϬĚĂLJƐŽǀĞƌĚƵĞ                          ϭϮϬĚĂLJƐŽǀĞƌĚƵĞ
                                                                                                                                                                                                                                   

    /ŶŽƵƌƉƌĞǀŝŽƵƐĂƵĚŝƚ͕FCA’s Travel Card Program, August 2014͕ǁĞŝĚĞŶƚŝĨŝĞĚĚĞůŝŶƋƵĞŶĐŝĞƐŽǀĞƌĂϭϵͲ
    ŵŽŶƚŚƉĞƌŝŽĚ͕ǁŝƚŚϮϳĂĐĐŽƵŶƚƐƚŚĂƚǁĞŶƚŝŶƚŽƉƌĞƐƵƐƉĞŶƐŝŽŶ͘,ŽǁĞǀĞƌ͕ĚƵƌŝŶŐƚŚŝƐƌĞǀŝĞǁŽĨĂϮϰͲ
    ŵŽŶƚŚƉĞƌŝŽĚ͕ƚŚĞƌĞǁĞƌĞŽŶĂǀĞƌĂŐĞϮĂĐĐŽƵŶƚƐƉĞƌŵŽŶƚŚ;ϱϵŝŶƚŽƚĂůͿƚŚĂƚǁĞƌĞŝŶƉƌĞƐƵƐƉĞŶƐŝŽŶ͘
    
    K^͛ƐŽǀĞƌƐŝŐŚƚƉƌŽĐĞƐƐǁŝƚŚĚĞůŝŶƋƵĞŶĐŝĞƐŝƐƚŽŝƐƐƵĞŶŽƚŝĨŝĐĂƚŝŽŶƐƚŽĐĂƌĚŚŽůĚĞƌƐĂŶĚƚŚĞŝƌƐƵƉĞƌǀŝƐŽƌƐ
    ŝĨĂŶLJĂĐĐŽƵŶƚŐŽĞƐŝŶƚŽƚŚĞϲϬĚĂLJƐŽǀĞƌĚƵĞĐĂƚĞŐŽƌLJ͘ŐĞŶĐLJŽĨĨŝĐŝĂůƐƐƚĂƚĞĚƚŚŝƐǁĂƐŶŽƚĂůǁĂLJƐ
    ĐŽŵƉůĞƚĞĚĚƵĞƚŽƚƌĂŶƐŝƚŝŽŶŝŶƚŚĞŽǀĞƌƐŝŐŚƚƌŽůĞƐĂŶĚƌĞŽƌŐĂŶŝnjĂƚŝŽŶǁŝƚŚŝŶ&͘K^ŚĂĚƐĞǀĞƌĂů
    ƉĞƌƐŽŶŶĞůĐŚĂŶŐĞƐŝŶŽǀĞƌƐŝŐŚƚƌŽůĞƐǁŝƚŚŝŶƚŚĞĐŚĂƌŐĞĐĂƌĚƉƌŽŐƌĂŵŽǀĞƌƚŚĞůĂƐƚƚǁŽLJĞĂƌƐ͘

    ůŽƐƵƌĞŽĨĐĐŽƵŶƚƐ

    tĞĨŽƵŶĚĚŝƐĐƌĞƉĂŶĐŝĞƐŝŶƚŚĞĂĐƚŝǀĞƚƌĂǀĞůĐĂƌĚŚŽůĚĞƌůŝƐƚŝŶŐ͘&͛ƐƉŽůŝĐŝĞƐĂŶĚƉƌŽĐĞĚƵƌĞƐƐƚĂƚĞǁŚĞŶ
    ĞŵƉůŽLJĞĞƐůĞĂǀĞƚŚĞŐĞŶĐLJ͕ƚŚĞLJĂƌĞƚŽĐŽŵƉůĞƚĞĂŶĚƐƵďŵŝƚƚŚĞ&&ŽƌŵϯϬϮ͕ŵƉůŽLJĞĞŚĞĐŬKƵƚ
    ZĞĐŽƌĚ͘dŚŝƐĨŽƌŵĐŽŶƚĂŝŶƐĂŶĂƌĞĂĨŽƌƚƌĂǀĞůĐĂƌĚĐůĞĂƌĂŶĐĞ͘&ŝƐĂůƐŽƌĞƐƉŽŶƐŝďůĞĨŽƌŶŽƚŝĨLJŝŶŐ&^ŽĨ
    ĞŵƉůŽLJĞĞƐ͛ƐĞƉĂƌĂƚŝŽŶƐ͘



                                                                                                                ϱ

In order to test the control, we requested a listing of all current FCA travel cardholders, which was 
provided by BFS. The listing was compared to active employees in the personnel system. We identified 
four individuals that were listed as active cardholders, but were no longer employees. Two of the four 
individuals were recent separations. The other two separated from the Agency in 2012 and 2015, 
respectively. BFS showed both of the accounts were closed when the individuals left the Agency. 
However, they still appeared on the report for active travel cardholders assigned to FCA. It was unclear 
why these individuals were listed as active cardholders. We did not see any charges from either 
cardholder on the transaction listings after separating from the Agency.  
 
In response to our last audit in 2014 on travel cards, FCA stated it would review the BFS listing for active 
cardholders quarterly. However, this was not being conducted. Officials stated they are looking at the 
listing annually. We also found the quarterly review requirement was not in the Travel Card Operations 
Handbook, which documents the internal procedures used for the travel card program.  	

Agreed‐Upon	Actions	1‐2 
 
In order to improve the travel card program, the Agency agreed to: 
 
    1.	 Provide education to cardholders on misuse of the government charge card, proper cash 
        advances, delinquencies, potential disciplinary actions, the importance of reviewing statements 
        for accuracy of charges, and the dispute process.  

     2.	 Follow up on previous audit recommendations and agreed‐upon actions by implementing, and 
         including in the Charge Card Management Plan and/or Operational Handbook for Travel Card 
         Operations, a process to: 
          
             	 request and reconcile all active FCA travel cardholders with BFS on a quarterly basis to 
                 ensure proper closures; and, 
             	 provide annual education to travel cardholders on Agency policies and areas of 
                 improvement found during internal reviews. 
                  
In response to the inspection, OAS provided an article to be published in the Agency newsletter on the 
travel card. Educational materials were also provided that will be uploaded to the internal travel site 
covering the areas found during the inspection. The Charge Card Management Plan was also updated to 
include the annual education and quarterly review process. Therefore, the agreed‐upon actions are 
resolved and considered closed.                                   




                                                      6 

OBJECTIVE, SCOPE, AND METHODOLOGY
     
     dŚĞŽďũĞĐƚŝǀĞŽĨƚŚŝƐŝŶƐƉĞĐƚŝŽŶǁĂƐƚŽĚĞƚĞƌŵŝŶĞŝĨ&͛ƐŽǀĞƌƐŝŐŚƚŽĨƚŚĞƚƌĂǀĞůĐĂƌĚƉƌŽŐƌĂŵǁĂƐ
     ĞĨĨĞĐƚŝǀĞ͘tĞĐŽŶĚƵĐƚĞĚƚŚĞŝŶƐƉĞĐƚŝŽŶĂƚ&͛ƐŚĞĂĚƋƵĂƌƚĞƌƐŝŶDĐ>ĞĂŶ͕sĨƌŽŵKĐƚŽďĞƌϮϬϭϲ
     ƚŚƌŽƵŐŚ:ĂŶƵĂƌLJϮϬϭϳ͘tĞůŝŵŝƚĞĚŽƵƌƐĐŽƉĞƚŽ&ŝƐĐĂůzĞĂƌƐϮϬϭϱĂŶĚϮϬϭϲ͘
     
     tĞƚŽŽŬƚŚĞĨŽůůŽǁŝŶŐƐƚĞƉƐƚŽĂĐĐŽŵƉůŝƐŚƚŚĞŽďũĞĐƚŝǀĞ͗
     
         x /ĚĞŶƚŝĨŝĞĚĂŶĚƌĞǀŝĞǁĞĚĂƉƉůŝĐĂďůĞ&ĞĚĞƌĂůůĂǁƐ͕ƌĞŐƵůĂƚŝŽŶƐ͕ĂŶĚŐƵŝĚĂŶĐĞƌĞůĂƚĞĚƚŽƚŚĞ
             ŽďũĞĐƚŝǀĞ͘

            x ZĞǀŝĞǁĞĚƉƌŝŽƌƌĞǀŝĞǁƐƌĞůĂƚĞĚƚŽƚŚĞŝŶƐƉĞĐƚŝŽŶŽďũĞĐƚŝǀĞ͘

            x ŽŶĚƵĐƚĞĚŝŶƚĞƌǀŝĞǁƐǁŝƚŚƉĞƌƐŽŶŶĞůĨƌŽŵƚŚĞKĨĨŝĐĞŽĨŐĞŶĐLJ^ĞƌǀŝĐĞƐ͕KĨĨŝĐĞŽĨdžĂŵŝŶĂƚŝŽŶ͕
               ĂŶĚƚŚĞKĨĨŝĐĞŽĨ/ŶĨŽƌŵĂƚŝŽŶdĞĐŚŶŽůŽŐLJ͘
            x /ĚĞŶƚŝĨŝĞĚĂŶĚƌĞǀŝĞǁĞĚĂƉƉůŝĐĂďůĞŝŶƚĞƌŶĂů&ƉŽůŝĐŝĞƐĂŶĚƉƌŽĐĞĚƵƌĞƐ͘

            x ZĞƋƵĞƐƚĞĚĂŶĚƌĞǀŝĞǁĞĚƚŚĞůŝƐƚŝŶŐŽĨĂůůĂĐƚŝǀĞƚƌĂǀĞůĐĂƌĚĂĐĐŽƵŶƚƐĂŶĚůŝŵŝƚĂƚŝŽŶƐĨŽƌĞĂĐŚ
               ĂĐĐŽƵŶƚĂƐŽĨKĐƚŽďĞƌϮϬϭϲ͘ŽŵƉĂƌĞĚůŝƐƚŝŶŐƚŽĐƵƌƌĞŶƚĞŵƉůŽLJĞĞƐƚŽĚĞƚĞƌŵŝŶĞŝĨƚĞƌŵŝŶĂƚĞĚ
               ĂŶĚƚƌĂŶƐĨĞƌƌĞĚĞŵƉůŽLJĞĞƐǁĞƌĞƌĞŵŽǀĞĚ͘ĞƚĞƌŵŝŶĞĚŝĨƚŚĞůŝŵŝƚĂƚŝŽŶƐǁĞƌĞǁŝƚŚŝŶ
               ĞƐƚĂďůŝƐŚĞĚŐƵŝĚĞůŝŶĞƐĂŶĚĂƉƉƌŽƉƌŝĂƚĞ͘
            x ZĂŶĚŽŵůLJƐĂŵƉůĞĚƚƌĂŝŶŝŶŐƌĞĐŽƌĚƐŽĨĐĂƌĚŚŽůĚĞƌƐƚŽĞŶƐƵƌĞƚƌĂŝŶŝŶŐĐĞƌƚŝĨŝĐĂƚĞƐĂŶĚƌĞĨƌĞƐŚĞƌ
               ƚƌĂŝŶŝŶŐƐǁĞƌĞĐŽŵƉůĞƚĞĚ͘
            x ZĞƋƵĞƐƚĞĚĂŶĚƌĞǀŝĞǁĞĚƚƌĂǀĞůĂĐƚŝǀŝƚLJŽŶĞĂĐŚƚƌĂǀĞůĐĂƌĚĂĐĐŽƵŶƚĨŽƌƚŚĞ&ŝƐĐĂůzĞĂƌƐϮϬϭϱĂŶĚ
               ϮϬϭϲĨŽƌƉŽƚĞŶƚŝĂůůLJŝŵƉƌŽƉĞƌ͕ŝůůĞŐĂů͕ŽƌĞƌƌŽŶĞŽƵƐĐŚĂƌŐĞƐďLJũƵĚŐŵĞŶƚĂůůLJƐĂŵƉůŝŶŐĐŚĂƌŐĞƐ
               ďĂƐĞĚŽŶŵĞƌĐŚĂŶƚĐŽĚŝŶŐ͕ůŽĐĂƚŝŽŶƐ͕ĚĂƚĞƐ͕ĂŶĚĂŵŽƵŶƚƐ͘sĞƌŝĨŝĞĚĚŽĐƵŵĞŶƚĂƚŝŽŶŝŶƚŚĞƚƌĂǀĞů
               ĂŶĚĐƌĞĚŝƚĐĂƌĚƐLJƐƚĞŵ͘ĞĐĂƵƐĞŽƵƌƐĂŵƉůĞǁĂƐũƵĚŐŵĞŶƚĂů͕ŝƚĐĂŶŶŽƚďĞƉƌŽũĞĐƚĞĚƚŽƚŚĞ
               ĞŶƚŝƌĞƉŽƉƵůĂƚŝŽŶ͘

            x ĞƚĞƌŵŝŶĞĚŝĨƌĞƉŽƌƚƐƐŚŽǁŝŶŐƚƌĂǀĞůĐŚĂƌŐĞƐǁĞƌĞƐĞŶƚƚŽŵĂŶĂŐĞŵĞŶƚĂŶĚǁŚĞƚŚĞƌƚŚĞ
               ŽĨĨŝĐŝĂůƐƌĞƐƉŽŶĚĞĚĂĐĐŽƌĚŝŶŐůLJ͘
            x ŶĂůLJnjĞĚĚĞůŝŶƋƵĞŶĐLJƌĞƉŽƌƚƐĨŽƌĞĂĐŚŵŽŶƚŚŝŶƚŚĞ&ŝƐĐĂůzĞĂƌƐϮϬϭϱĂŶĚϮϬϭϲ͘

         dŚŝƐŝŶƐƉĞĐƚŝŽŶǁĂƐƉĞƌĨŽƌŵĞĚŝŶĂĐĐŽƌĚĂŶĐĞǁŝƚŚƚŚĞŽƵŶĐŝůŽĨƚŚĞ/ŶƐƉĞĐƚŽƌƐ'ĞŶĞƌĂůŽŶ/ŶƚĞŐƌŝƚLJ
         ĂŶĚĨĨŝĐŝĞŶĐLJ͛ƐYƵĂůŝƚLJ^ƚĂŶĚĂƌĚƐĨŽƌ/ŶƐƉĞĐƚŝŽŶĂŶĚǀĂůƵĂƚŝŽŶ͘dŚŽƐĞƐƚĂŶĚĂƌĚƐƌĞƋƵŝƌĞƚŚĂƚǁĞƉůĂŶ
         ĂŶĚƉĞƌĨŽƌŵƚŚĞŝŶƐƉĞĐƚŝŽŶƚŽŽďƚĂŝŶƐƵĨĨŝĐŝĞŶƚ͕ĐŽŵƉĞƚĞŶƚĂŶĚƌĞůĞǀĂŶƚĞǀŝĚĞŶĐĞƚŚĂƚƐƵƉƉŽƌƚƐĂ
         ƌĞĂƐŽŶĂďůĞďĂƐŝƐĨŽƌŽƵƌĨŝŶĚŝŶŐƐ͕ĐŽŶĐůƵƐŝŽŶƐĂŶĚƌĞĐŽŵŵĞŶĚĂƚŝŽŶƐ͘tĞĂƐƐĞƐƐĞĚŝŶƚĞƌŶĂůĐŽŶƚƌŽůƐĂŶĚ
         ĐŽŵƉůŝĂŶĐĞǁŝƚŚůĂǁƐĂŶĚƌĞŐƵůĂƚŝŽŶƐƚŽƚŚĞĞdžƚĞŶƚŶĞĐĞƐƐĂƌLJƚŽƐĂƚŝƐĨLJƚŚĞŽďũĞĐƚŝǀĞ͘ĞĐĂƵƐĞŽƵƌ
         ƌĞǀŝĞǁǁĂƐůŝŵŝƚĞĚ͕ŝƚǁŽƵůĚŶŽƚŶĞĐĞƐƐĂƌŝůLJŚĂǀĞĚŝƐĐůŽƐĞĚĂůůŝŶƚĞƌŶĂůĐŽŶƚƌŽůĚĞĨŝĐŝĞŶĐŝĞƐƚŚĂƚŵĂLJ
         ŚĂǀĞĞdžŝƐƚĞĚĂƚƚŚĞƚŝŵĞŽĨŽƵƌŝŶƐƉĞĐƚŝŽŶ͘tĞĂƐƐĞƐƐĞĚƚŚĞŝŶĨŽƌŵĂƚŝŽŶĂŶĚĚĂƚĂĐŽůůĞĐƚĞĚĚƵƌŝŶŐƚŚĞ
         ŝŶƐƉĞĐƚŝŽŶĂŶĚĚĞƚĞƌŵŝŶĞĚŝƚǁĂƐƐƵĨĨŝĐŝĞŶƚůLJƌĞůŝĂďůĞĂŶĚǀĂůŝĚĨŽƌƵƐĞŝŶŵĞĞƚŝŶŐƚŚĞŝŶƐƉĞĐƚŝŽŶ
         ŽďũĞĐƚŝǀĞƐ͘tĞĂƐƐĞƐƐĞĚƚŚĞƌŝƐŬŽĨĨƌĂƵĚƌĞůĂƚĞĚƚŽŽƵƌŝŶƐƉĞĐƚŝŽŶŽďũĞĐƚŝǀĞŝŶƚŚĞĐŽƵƌƐĞŽĨĞǀĂůƵĂƚŝŶŐ
         ĞǀŝĚĞŶĐĞ͘KǀĞƌĂůů͕ǁĞďĞůŝĞǀĞƚŚĞĞǀŝĚĞŶĐĞŽďƚĂŝŶĞĚŝƐƐƵĨĨŝĐŝĞŶƚƚŽƉƌŽǀŝĚĞĂƌĞĂƐŽŶĂďůĞďĂƐŝƐĨŽƌŽƵƌ
         ĨŝŶĚŝŶŐƐĂŶĚĐŽŶĐůƵƐŝŽŶƐďĂƐĞĚŽŶƚŚĞŝŶƐƉĞĐƚŝŽŶŽďũĞĐƚŝǀĞ͘                                  




                                                            ϳ

ACRONYMS
     

           BFS        Bureau of the Fiscal Service 

           FCA        Farm Credit Administration 

           GSA        General Services Administration  

           OAS        Office of Agency Services 

           OIG        Office of Inspector General  

           PPM        Policies and Procedures Manual 




                                                   8 

 


 



               R E P O R T 
 
                                      

        Fraud    |    Waste    |    Abuse    |    Mismanagement 

     




                                                     
                                      


                FARM CREDIT ADMINISTRATION 

                OFFICE OF INSPECTOR GENERAL 

                                      




             Phone:  Toll Free (800) 437‐7322; (703) 883‐4316 
                                            
                            Fax:  (703) 883‐4059 
                                            
                      E‐mail:  fca‐ig‐hotline@rcn.com 
                                            
                    Mail:  Farm Credit Administration
 
                        Office of Inspector General
 
                           1501 Farm Credit Drive 

                             McLean, VA  22102